Descrizione del progetto
TradottoGestiamo un rifugio per animali e attualmente tutto è gestito su carta. Schede di accoglienza, registri delle vaccinazioni, quale volontario ha preso quale cane in affidamento, quale gatto è pronto per l'adozione, quanto denaro è stato donato il mese scorso — è tutto sparso tra cartelle e quaderni. Spesso non riusciamo a trovare il documento di cui abbiamo bisogno quando una famiglia si presenta alla porta chiedendo di un cucciolo che hanno visto in una foto. Abbiamo bisogno di un sistema che memorizzi la storia completa di ogni animale — dal momento in cui arriva fino al giorno in cui va a casa — così il personale e i volontari smettono di riscrivere gli stessi dati dieci volte e di perderli.
La base del progetto è un modulo di accoglienza e profilo. Ogni animale riceve una scheda: specie, razza, sesso, età approssimativa, data di accoglienza, origine, numero del microchip, foto, note sul temperamento e stato attuale. La scheda deve contenere la storia medica che qualsiasi volontario autorizzato può aggiornare: vaccinazioni, sterilizzazione, trattamenti, peso e procedure programmate con promemoria. Gli animali approvati per l'adozione dovrebbero apparire automaticamente in un catalogo pubblico con foto e descrizioni, e i visitatori dovrebbero poter inviare una domanda di adozione tramite un modulo che va in una coda di revisione, dove approviamo, rifiutiamo o richiediamo ulteriori informazioni mantenendo tutta la corrispondenza in un unico posto.
Attorno a questo abbiamo bisogno di strumenti di coordinamento: un modulo di affidamento che mostri chi ha attualmente quale animale e quando dovrebbe tornare; un elenco di volontari con ruoli, turni e contatti; un registro delle donazioni che registra contributi una tantum e ricorrenti, li collega al donatore e genera semplici riepiloghi mensili per i rapporti. Crea il sistema con ruoli e permessi chiari in modo che un volontario receptionist veda meno di un coordinatore, e rendilo conveniente da usare su un telefono — la maggior parte delle nostre persone lavora nelle recinzioni, non a una scrivania. I moduli chiave che ci aspettiamo:
— accoglienza, profili e tracciamento dello stato degli animali;
— registri medici con promemoria;
— catalogo pubblico delle adozioni e revisione delle domande;
— coordinamento di affidamento, volontari e donazioni.
La base del progetto è un modulo di accoglienza e profilo. Ogni animale riceve una scheda: specie, razza, sesso, età approssimativa, data di accoglienza, origine, numero del microchip, foto, note sul temperamento e stato attuale. La scheda deve contenere la storia medica che qualsiasi volontario autorizzato può aggiornare: vaccinazioni, sterilizzazione, trattamenti, peso e procedure programmate con promemoria. Gli animali approvati per l'adozione dovrebbero apparire automaticamente in un catalogo pubblico con foto e descrizioni, e i visitatori dovrebbero poter inviare una domanda di adozione tramite un modulo che va in una coda di revisione, dove approviamo, rifiutiamo o richiediamo ulteriori informazioni mantenendo tutta la corrispondenza in un unico posto.
Attorno a questo abbiamo bisogno di strumenti di coordinamento: un modulo di affidamento che mostri chi ha attualmente quale animale e quando dovrebbe tornare; un elenco di volontari con ruoli, turni e contatti; un registro delle donazioni che registra contributi una tantum e ricorrenti, li collega al donatore e genera semplici riepiloghi mensili per i rapporti. Crea il sistema con ruoli e permessi chiari in modo che un volontario receptionist veda meno di un coordinatore, e rendilo conveniente da usare su un telefono — la maggior parte delle nostre persone lavora nelle recinzioni, non a una scrivania. I moduli chiave che ci aspettiamo:
— accoglienza, profili e tracciamento dello stato degli animali;
— registri medici con promemoria;
— catalogo pubblico delle adozioni e revisione delle domande;
— coordinamento di affidamento, volontari e donazioni.
Altro / Varie Contante, Bonifico bancario
