परियोजना का विवरण
अनुवादितहम एक पशु आश्रय चलाते हैं, और वर्तमान में सब कुछ कागज पर प्रबंधित किया जाता है। इंटेक कार्ड, टीकाकरण रिकॉर्ड, कौन सा स्वयंसेवक किस कुत्ते को पालने के लिए ले गया, कौन सा बिल्ली गोद लेने के लिए तैयार है, पिछले महीने कितने पैसे दान किए गए - यह सब फोल्डरों और नोटबुक में बिखरा हुआ है। आधे समय हम उस रिकॉर्ड को नहीं ढूंढ पाते जब एक परिवार दरवाजे पर आता है और एक पिल्ले के बारे में पूछता है जो उन्होंने एक फोटो में देखा। हमें एक ऐसा सिस्टम चाहिए जो हर जानवर का पूरा इतिहास संग्रहीत करे - जब से वह आता है तब से लेकर उस दिन तक जब वह घर जाता है - ताकि स्टाफ और स्वयंसेवक एक ही डेटा को दस बार फिर से लिखना बंद कर दें और उसे खो न दें।
प्रोजेक्ट की नींव एक इंटेक और प्रोफाइल मॉड्यूल है। प्रत्येक जानवर को एक कार्ड मिलता है: प्रजाति, नस्ल, लिंग, अनुमानित आयु, इंटेक तिथि, उत्पत्ति, चिप नंबर, फोटो, स्वभाव पर नोट्स, और वर्तमान स्थिति। कार्ड में चिकित्सा इतिहास होना चाहिए जिसे कोई भी अधिकृत स्वयंसेवक अपडेट कर सकता है: टीकाकरण, नसबंदी, उपचार, वजन, और अनुसूचित प्रक्रियाएँ जिनके लिए अनुस्मारक हैं। गोद लेने के लिए स्वीकृत जानवरों को स्वचालित रूप से एक सार्वजनिक कैटलॉग में फोटो और विवरण के साथ दिखाई देना चाहिए, और आगंतुकों को एक फॉर्म के माध्यम से गोद लेने के लिए आवेदन जमा करने में सक्षम होना चाहिए जो एक समीक्षा कतार में जाता है, जहां हम स्वीकृति, अस्वीकृति, या अतिरिक्त जानकारी का अनुरोध करते हैं जबकि सभी पत्राचार को एक ही स्थान पर रखते हैं।
इसके चारों ओर हमें समन्वय उपकरणों की आवश्यकता है: एक फोस्टर केयर मॉड्यूल जो दिखाता है कि वर्तमान में किसके पास कौन सा जानवर है और इसे कब लौटाना चाहिए; भूमिकाओं, शिफ्टों और संपर्कों के साथ एक स्वयंसेवक निर्देशिका; एक दान लॉग जो एक बार और आवर्ती योगदानों को रिकॉर्ड करता है, उन्हें दाता से जोड़ता है, और रिपोर्ट के लिए सरल मासिक सारांश उत्पन्न करता है। सिस्टम को स्पष्ट भूमिकाओं और अनुमतियों के साथ बनाएं ताकि एक रिसेप्शनिस्ट स्वयंसेवक एक समन्वयक से कम देख सके, और इसे फोन पर उपयोग करने में सुविधाजनक बनाएं - हमारे अधिकांश लोग बाड़ों में काम करते हैं, डेस्क पर नहीं। हम जिन प्रमुख मॉड्यूल की अपेक्षा कर रहे हैं:
— इंटेक, प्रोफाइल, और जानवरों की स्थिति ट्रैकिंग;
— चिकित्सा रिकॉर्ड के साथ अनुस्मारक;
— सार्वजनिक गोद लेने का कैटलॉग और आवेदन समीक्षा;
— फोस्टर केयर, स्वयंसेवक, और दान समन्वय।
प्रोजेक्ट की नींव एक इंटेक और प्रोफाइल मॉड्यूल है। प्रत्येक जानवर को एक कार्ड मिलता है: प्रजाति, नस्ल, लिंग, अनुमानित आयु, इंटेक तिथि, उत्पत्ति, चिप नंबर, फोटो, स्वभाव पर नोट्स, और वर्तमान स्थिति। कार्ड में चिकित्सा इतिहास होना चाहिए जिसे कोई भी अधिकृत स्वयंसेवक अपडेट कर सकता है: टीकाकरण, नसबंदी, उपचार, वजन, और अनुसूचित प्रक्रियाएँ जिनके लिए अनुस्मारक हैं। गोद लेने के लिए स्वीकृत जानवरों को स्वचालित रूप से एक सार्वजनिक कैटलॉग में फोटो और विवरण के साथ दिखाई देना चाहिए, और आगंतुकों को एक फॉर्म के माध्यम से गोद लेने के लिए आवेदन जमा करने में सक्षम होना चाहिए जो एक समीक्षा कतार में जाता है, जहां हम स्वीकृति, अस्वीकृति, या अतिरिक्त जानकारी का अनुरोध करते हैं जबकि सभी पत्राचार को एक ही स्थान पर रखते हैं।
इसके चारों ओर हमें समन्वय उपकरणों की आवश्यकता है: एक फोस्टर केयर मॉड्यूल जो दिखाता है कि वर्तमान में किसके पास कौन सा जानवर है और इसे कब लौटाना चाहिए; भूमिकाओं, शिफ्टों और संपर्कों के साथ एक स्वयंसेवक निर्देशिका; एक दान लॉग जो एक बार और आवर्ती योगदानों को रिकॉर्ड करता है, उन्हें दाता से जोड़ता है, और रिपोर्ट के लिए सरल मासिक सारांश उत्पन्न करता है। सिस्टम को स्पष्ट भूमिकाओं और अनुमतियों के साथ बनाएं ताकि एक रिसेप्शनिस्ट स्वयंसेवक एक समन्वयक से कम देख सके, और इसे फोन पर उपयोग करने में सुविधाजनक बनाएं - हमारे अधिकांश लोग बाड़ों में काम करते हैं, डेस्क पर नहीं। हम जिन प्रमुख मॉड्यूल की अपेक्षा कर रहे हैं:
— इंटेक, प्रोफाइल, और जानवरों की स्थिति ट्रैकिंग;
— चिकित्सा रिकॉर्ड के साथ अनुस्मारक;
— सार्वजनिक गोद लेने का कैटलॉग और आवेदन समीक्षा;
— फोस्टर केयर, स्वयंसेवक, और दान समन्वय।
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