Portail intranet de l'entreprise : actualités, documents, annuaire, demandes

Nous sommes une entreprise de juste un peu plus de cent personnes, et tout ce qui maintient le bureau ensemble vit actuellement dans des boîtes aux lettres et des dossiers partagés. La commande signée en mars se trouve dans la boîte de réception d'une personne, la version actuelle d'une procédure n'est connue que de celui qui l'a éditée en dernier, et un nouvel employé passe sa première matinée à demander à un voisin le numéro de poste de la comptabilité. Nous voulons une adresse interne unique qu'un employé ouvre le matin et trouve tout ce qui le concerne.

Le portail devrait comporter un fil d'actualités de l'entreprise avec des annonces épinglées et des catégories, une bibliothèque de documents avec versions, historique des modifications et recherche, un annuaire du personnel avec départements, titres de poste et numéros de téléphone internes, un bureau de demandes pour la comptabilité et pour les administrateurs système avec statuts et un fil de discussion à l'intérieur de chaque demande, un calendrier des congés et des événements de l'entreprise, et une page pour chaque département avec ses propres contacts et fichiers. La connexion se fait via nos comptes de messagerie d'entreprise, car nous ne voulons pas d'un second ensemble de mots de passe à maintenir. L'accès est accordé par département : ce que l'équipe RH voit, l'entrepôt ne devrait pas le voir.

Environ la moitié de nos employés ouvriront le portail sur un téléphone, dans un atelier, sur la route ou depuis chez eux, donc la vue mobile doit être un outil de travail plutôt qu'un bureau réduit : lire un post, trouver un collègue, ouvrir un document, soumettre une demande. Deux de nos propres employés administreront le portail, donc le côté admin doit être suffisamment clair pour être utilisé sans appeler un développeur chaque semaine.

Ce que nous attendons :

— un fil d'actualités avec des posts épinglés, des catégories et des notifications ;
— une bibliothèque de documents : versions, historique des modifications, recherche par titre et contenu, permissions sur les dossiers ;
— un annuaire du personnel avec département, titre de poste, numéro interne et photo ; il est visible uniquement par les employés et n'est jamais exposé à l'extérieur de l'entreprise sous quelque forme que ce soit, y compris les pages de recherche et les exports ;
— documents RH et de paie conservés dans une section séparée disponible uniquement pour l'équipe RH ;
— demandes à la comptabilité et aux administrateurs système : formulaires, statuts, délais, discussion ; les demandes peuvent contenir des données personnelles, donc l'accès à celles-ci est basé sur les rôles et chaque export est écrit dans un journal d'audit ;
— un calendrier des congés et des événements de l'entreprise, plus une page pour chaque département ;
— connexion via la messagerie d'entreprise, rôles et permissions par département ;
— une vue mobile et un panneau d'administration simple pour notre propre personnel.