Portale intranet aziendale: notizie, documenti, rubrica, richieste

Siamo un'azienda di poco più di cento persone, e tutto ciò che tiene insieme l'ufficio attualmente vive in caselle di posta e cartelle condivise. L'ordine firmato a marzo si trova nella casella di posta di una persona, l'attuale versione di una procedura è conosciuta solo da chi l'ha modificata per ultimo, e un nuovo assunto trascorre la prima mattina a chiedere a un vicino il numero interno della contabilità. Vogliamo un indirizzo interno che un dipendente apra al mattino e trovi tutto ciò che lo riguarda.

Il portale dovrebbe contenere un feed di notizie aziendali con annunci fissati e categorie, una biblioteca di documenti con versioni, cronologia delle modifiche e ricerca, una rubrica del personale con dipartimenti, titoli di lavoro e numeri di telefono interni, un desk per le richieste per la contabilità e per gli amministratori di sistema con stati e un thread di discussione all'interno di ogni richiesta, un calendario delle festività e degli eventi aziendali, e una pagina per ogni dipartimento con i propri contatti e file. L'accesso avviene tramite i nostri account di posta aziendale, perché non vogliamo un secondo set di password da mantenere. L'accesso è concesso per dipartimento: ciò che il team HR vede, il magazzino non dovrebbe vederlo.

Circa metà delle nostre persone aprirà il portale su un telefono, in un workshop, in viaggio o da casa, quindi la visualizzazione mobile deve essere uno strumento di lavoro piuttosto che un desktop ridotto: leggere un post, trovare un collega, aprire un documento, inviare una richiesta. Due dei nostri dipendenti gestiranno il portale, quindi il lato amministrativo deve essere abbastanza chiaro da utilizzare senza dover chiamare uno sviluppatore ogni settimana.

Cosa ci aspettiamo di ottenere:

— un feed di notizie con post fissati, categorie e notifiche;
— una biblioteca di documenti: versioni, cronologia delle modifiche, ricerca per titolo e contenuto, permessi sulle cartelle;
— una rubrica del personale con dipartimento, titolo di lavoro, numero interno e foto; è visibile solo ai dipendenti e non è mai esposta all'esterno dell'azienda in alcuna forma, comprese le pagine di ricerca e le esportazioni;
— documenti HR e buste paga conservati in una sezione separata disponibile solo per il team HR;
— richieste alla contabilità e agli amministratori di sistema: moduli, stati, scadenze, discussione; le richieste possono contenere dati personali, quindi l'accesso a esse è basato sui ruoli e ogni esportazione è scritta in un registro di audit;
— un calendario delle festività e degli eventi aziendali, più una pagina per ogni dipartimento;
— accesso tramite posta aziendale, ruoli e permessi per dipartimento;
— una visualizzazione mobile e un pannello di amministrazione semplice per il nostro personale.