Portal de intranet de la empresa: noticias, documentos, directorio, solicitudes

Somos una empresa de poco más de cien personas, y todo lo que mantiene la oficina unida actualmente vive en bandejas de entrada y carpetas compartidas. El pedido firmado en marzo está en la bandeja de entrada de una persona, la versión actual de un procedimiento es conocida solo por quien lo editó por última vez, y un nuevo empleado pasa la primera mañana preguntando a un vecino por el número de extensión de contabilidad. Queremos una dirección interna que un empleado abra por la mañana y encuentre todo lo que le concierne.

El portal debe llevar un feed de noticias de la empresa con anuncios fijados y categorías, una biblioteca de documentos con versiones, historial de cambios y búsqueda, un directorio de personal con departamentos, títulos de trabajo y números de teléfono internos, un escritorio de solicitudes para contabilidad y para los administradores del sistema con estados y un hilo de discusión dentro de cada solicitud, un calendario de vacaciones y eventos de la empresa, y una página para cada departamento con sus propios contactos y archivos. Iniciar sesión se realiza a través de nuestras cuentas de correo corporativo, porque no queremos un segundo conjunto de contraseñas que mantener. El acceso se concede por departamento: lo que ve el equipo de RRHH, el almacén no debería verlo.

Cerca de la mitad de nuestra gente abrirá el portal en un teléfono, en un taller, en la carretera o desde casa, así que la vista móvil tiene que ser una herramienta de trabajo en lugar de un escritorio reducido: leer una publicación, encontrar un colega, abrir un documento, enviar una solicitud. Dos de nuestro propio personal administrarán el portal, así que el lado de administración debe ser lo suficientemente claro para usar sin llamar a un desarrollador cada semana.

Lo que esperamos obtener:

— un feed de noticias con publicaciones fijadas, categorías y notificaciones;
— una biblioteca de documentos: versiones, historial de cambios, búsqueda por título y contenido, permisos en carpetas;
— un directorio de personal con departamento, título de trabajo, número interno y foto; es visible solo para empleados y nunca se expone fuera de la empresa en ninguna forma, incluidas páginas de búsqueda y exportaciones;
— documentos de RRHH y nómina mantenidos en una sección separada disponible solo para el equipo de RRHH;
— solicitudes a contabilidad y a los administradores del sistema: formularios, estados, plazos, discusión; las solicitudes pueden contener datos personales, por lo que el acceso a ellas se basa en roles y cada exportación se escribe en un registro de auditoría;
— un calendario de vacaciones y eventos de la empresa, además de una página para cada departamento;
— inicio de sesión a través de correo corporativo, roles y permisos por departamento;
— una vista móvil y un panel de administración sencillo para nuestro propio personal.