Base de clientes para un pequeño salón: tarjetas, historial, segmentos

Dirigimos un pequeño salón de servicios, y nuestra base de clientes actualmente vive en dos lugares: un grueso cuaderno en la recepción y el teléfono de cualquier gerente que haya atendido las llamadas ese día. Cuando alguien pregunta cuándo fue la última vez que una persona estuvo aquí y quién trabajó con ella, revisamos viejos chats y adivinamos. Quiero una aplicación web adecuada que podamos abrir desde un teléfono en el escritorio y desde una laptop en la oficina trasera, para que la base pertenezca a la empresa en lugar de a un empleado.

El corazón de esto es la tarjeta del cliente: contactos, cómo la persona escuchó por primera vez sobre nosotros, el historial de visitas y consultas, y la breve nota que un maestro deja después de la cita. Además, necesito segmentos: por servicio, por cuánto tiempo ha pasado desde la última visita, por la fuente de la que provino el cliente. Necesito un recordatorio de que es hora de invitar a alguien de vuelta para una cita repetida, un mailing simple a un segmento elegido, y una exportación que pueda entregar al contador como un informe mensual.

Las reglas de acceso son simples: el administrador ve todo, un maestro ve solo a sus propios clientes. Lo que no es negociable para mí:
— una base de clientes es datos personales: acceso por rol, cada exportación se registra en un log, y un empleado que se va pierde el acceso el mismo día;
— el mailing va solo a personas que dieron su consentimiento, y cada carta lleva una opción de darse de baja;
— las notas sobre un cliente se mantienen estrictamente en el trabajo: no deben incluirse observaciones sobre apariencia o salud en una tarjeta;
— todo tiene que funcionar correctamente desde un teléfono: no hay espacio para una segunda pantalla en el escritorio.