Automatische Verfolgung der Fristen für die Erneuerung von Kundenversicherungen einrichten

Unsere Versicherungsmakler verwalten mehrere hundert aktive Kundenpolicen bei verschiedenen Versicherern, und derzeit sind die Ablaufdaten über Tabellenkalkulationen und Papierordner verstreut. Wir benötigen einen Freelancer, der ein einfaches, zuverlässiges System erstellt, das jedes Ablaufdatum der Policen überwacht und unsere Manager rechtzeitig warnt, bevor der Versicherungsschutz eines Kunden ausläuft. Die Idee ist einfach: Für jeden Kunden und jede ihrer Policen speichern wir das Ablaufdatum, und das System überprüft diese Daten automatisch nach einem Zeitplan.

Das Tool sollte eine Benachrichtigung an den zuständigen Manager einen Monat vor Ablauf einer Police senden und eine zweite, dringlichere Erinnerung eine Woche vor der Frist, um genügend Zeit zu geben, den Kunden zu kontaktieren und die Erneuerung zu arrangieren. Neben den individuellen Erinnerungen möchten wir einen wöchentlichen Überblick über jede Police, die in den kommenden sieben Tagen abläuft, gruppiert nach Manager, damit das Team die Erneuerungsanrufe zu Beginn jeder Woche planen kann. Benachrichtigungen können per E-Mail oder über einen Messenger Ihrer Wahl erfolgen, wir sind offen für Vorschläge zum besten Kanal und Format.

Kunden- und Policenunterlagen existieren bereits in einer Tabelle (oder einer kleinen Datenbank, Details zu besprechen), sodass der Aufbau entweder direkt mit dieser Quelle verbunden werden kann oder Daten aus einer regulären Exportdatei importiert werden können. Bitte beschreiben Sie Ihren Ansatz, die Technologie, die Sie verwenden würden, und grob, wie lange Einrichtung und Test dauern würden.

Was uns wichtig ist:
— genaue Planung ohne verpasste oder doppelte Warnungen
— klare, lesbare Nachrichtentexte mit Kundenname, Policennummer und Datum
— eine einfache Möglichkeit, neue Kunden und Policen hinzuzufügen
— einen kurzen wöchentlichen Zusammenfassungsbericht für den Teamleiter