Bestellannahme- und Fallmanagementsystem für ein Dentallabor

Wir sind ein Dentallabor, das Kronen, Brücken, herausnehmbare und Teilprothesen sowie andere prothetische Strukturen für Zahnarztpraxen individuell herstellt. Derzeit existiert jeder Fall auf Papier: Ein Arzt ruft an oder sendet eine Anfrage, jemand notiert manuell die Patientennummer, Art der Arbeit, Zahnnummern, Farbton gemäß einer Skala und Material, und dieses Formular zirkuliert durch das Labor, bis die Arbeit abgeschlossen ist. Fälle gehen verloren, Farbtöne werden verwechselt, Fristen werden verpasst, und wenn eine Klinik fragt, wo ihre Bestellung ist, müssen wir zum Schreibtisch eines Technikers gehen und manuell suchen. Wir benötigen ein System zur Annahme und Verfolgung von Fällen, das diesen Papierfluss in einen verständlichen und durchsuchbaren Datensatz umwandelt, der für alle Laborangestellten zugänglich ist. Das Herzstück des Systems ist die Fallannahme. Wenn eine Bestellung eintrifft, möchten wir die Klinik und den überweisenden Zahnarzt, die Patientennummer, die Art der Arbeit (Einzelkrone, Brücke, vollständige oder Teilprothese, Implantat-Abutment usw.), betroffene Zähne, ausgewählten Farbton, Material und alle schriftlichen Anweisungen oder angehängten Fotos erfassen. Jeder Fall muss eine eigene Nummer und einen Status erhalten, der durch die tatsächlichen Produktionsphasen unserer Techniker fortschreitet — Arbeit mit Modell und Stempeln, Wachsmodellierung oder Design, Gießen oder Fräsen, keramische Anwendung und Glasur, Fertigung und Qualitätskontrolle, dann Versandbereitschaft. Wir müssen jede Phase einem bestimmten Techniker namentlich zuweisen, eine Lieferfrist für den gesamten Fall festlegen und auf einen Blick sehen, welche Fälle im Zeitplan liegen, sich der Frist nähern oder bereits überfällig sind. Neben der Verfolgung benötigen wir Versand und Rechnungsstellung. Wenn ein Fall bereit ist, markieren wir ihn als abgeschlossen, erfassen, wie er an die Klinik zurückgeschickt wurde, und bestätigen die Lieferung; dieser gleiche Datensatz sollte in eine einfache Rechnung mit dem Preis der Arbeit für jeden Fall und eine monatliche Abrechnung für jede Klinik einfließen. Wir sind ein Labor, keine Klinik — wir behandeln keine Patienten, wir stellen für Zahnärzte her — daher sollte das System die Sprache der zahnmedizinischen technischen Arbeit und des Falltransfers sprechen, nicht die der Patientenbesuche. Erwartete Funktionen des Systems: — Fallannahmeformular: Klinik, Zahnarzt, Patientennummer, Art der Arbeit, Zähne, Farbton, Material und Anweisungen mit Fotoanhängen; — Anpassbare Produktionsphasen mit zugewiesenem Techniker und Status für jeden Fall; — Lieferfristen mit Hervorhebung 'im Zeitplan', 'nahe der Frist' und 'überfällig', sowie Ansicht der Technikerbelastung; — Versandabrechnung und Preis pro Fall, konsolidiert in monatlichen Rechnungen nach Klinik.