Über den Service
ÜbersetztE-Mail auf einer Unternehmensdomain wird normalerweise einmal, in Eile, eingerichtet und dann jahrelang sich selbst überlassen. Während Briefe ankommen, stellt niemand Fragen. Die Fragen beginnen an dem Tag, an dem eine Rechnung den Kunden nie erreicht, eine Antwort auf ein Angebot eine Woche zu spät im Spam-Ordner landet und ein Manager einen Kunden zum dritten Mal bittet, "im Spam nachzusehen". In neun von zehn Fällen liegt der Grund nicht am Mailserver, sondern an den Einträgen auf der Domain: Sie wurden von verschiedenen Personen zu unterschiedlichen Zeiten geschrieben, die Hälfte der dort aufgeführten Absender existiert nicht mehr, und die Systeme, die tatsächlich im Namen des Unternehmens Briefe versenden, sind nirgendwo aufgeführt.
Ich übernehme den Job von Anfang bis Ende. Zuerst die Domain selbst: der Transfer, wo nötig, ein sauberer Satz von Einträgen und ein schriftliches Inventar von allem, was im Namen des Unternehmens E-Mails versendet – die Website, der Shop, das Buchhaltungsprogramm, der Erinnerungsdienst. Dann die Unternehmens-E-Mails auf dieser Domain: persönliche Postfächer für Mitarbeiter, gemeinsame Abteilungsadressen, damit ein Brief an eine Abteilung nicht davon abhängt, dass eine bestimmte Person anwesend ist, automatische Antworten und eine einheitliche Signaturvorlage. Alte Korrespondenz wird mit ihrer Ordnerstruktur übertragen, sodass niemand seine Geschichte am Tag des Wechsels verliert. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung wird für alle aktiviert, und das Team erhält eine einseitige Anleitung in einfacher Sprache.
Drei Dinge sage ich laut, bevor wir anfangen, denn das Ergebnis hängt von ihnen ab. Eine strenge Domainrichtlinie wird erst aktiviert, nachdem jeder Absender überprüft und in Ordnung gebracht wurde — zu früh aktiviert, beginnt sie, die eigenen Briefe des Unternehmens zurückzuweisen, beginnend mit den wichtigsten. Massenkampagnen laufen über einen separaten Dienst und eine separate Subdomain, sodass ein Mailing, das Beschwerden sammelt, niemals den Ruf der funktionierenden Mails mit sich zieht. Und ich setze oder speichere keine Mitarbeiterpasswörter: Jeder Postfachbesitzer setzt sein eigenes, und ich sehe nur, dass das Postfach funktioniert.
Was die Arbeit umfasst:
— Domainübertragung oder Übernahme ihrer Aufzeichnungen, mit einer vollständigen Inventarisierung der Absender;
— Unternehmensmail auf der Domain: persönliche Postfächer, Abteilungsadressen, Aliase und Weiterleitungen;
— Absendersignaturen und die Domainrichtlinie, die von Beobachtungsmodus auf streng nur bei sauberen Berichten verschoben wird;
— Reverse-Zone für die Absenderadresse und eine Überprüfung gegen die üblichen Blocklisten;
— schrittweises Aufwärmen einer neuen Adresse anstelle eines Massensendens am ersten Tag;
— Migration alter Korrespondenz mit Ordnern und dem Adressbuch;
— Zwei-Faktor-Anmeldung für Mitarbeiter, Autoresponder und eine Signaturvorlage;
— ein kurzes schriftliches Handbuch für das Team und einen Bericht über alles, was geändert wurde.
Ich übernehme den Job von Anfang bis Ende. Zuerst die Domain selbst: der Transfer, wo nötig, ein sauberer Satz von Einträgen und ein schriftliches Inventar von allem, was im Namen des Unternehmens E-Mails versendet – die Website, der Shop, das Buchhaltungsprogramm, der Erinnerungsdienst. Dann die Unternehmens-E-Mails auf dieser Domain: persönliche Postfächer für Mitarbeiter, gemeinsame Abteilungsadressen, damit ein Brief an eine Abteilung nicht davon abhängt, dass eine bestimmte Person anwesend ist, automatische Antworten und eine einheitliche Signaturvorlage. Alte Korrespondenz wird mit ihrer Ordnerstruktur übertragen, sodass niemand seine Geschichte am Tag des Wechsels verliert. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung wird für alle aktiviert, und das Team erhält eine einseitige Anleitung in einfacher Sprache.
Drei Dinge sage ich laut, bevor wir anfangen, denn das Ergebnis hängt von ihnen ab. Eine strenge Domainrichtlinie wird erst aktiviert, nachdem jeder Absender überprüft und in Ordnung gebracht wurde — zu früh aktiviert, beginnt sie, die eigenen Briefe des Unternehmens zurückzuweisen, beginnend mit den wichtigsten. Massenkampagnen laufen über einen separaten Dienst und eine separate Subdomain, sodass ein Mailing, das Beschwerden sammelt, niemals den Ruf der funktionierenden Mails mit sich zieht. Und ich setze oder speichere keine Mitarbeiterpasswörter: Jeder Postfachbesitzer setzt sein eigenes, und ich sehe nur, dass das Postfach funktioniert.
Was die Arbeit umfasst:
— Domainübertragung oder Übernahme ihrer Aufzeichnungen, mit einer vollständigen Inventarisierung der Absender;
— Unternehmensmail auf der Domain: persönliche Postfächer, Abteilungsadressen, Aliase und Weiterleitungen;
— Absendersignaturen und die Domainrichtlinie, die von Beobachtungsmodus auf streng nur bei sauberen Berichten verschoben wird;
— Reverse-Zone für die Absenderadresse und eine Überprüfung gegen die üblichen Blocklisten;
— schrittweises Aufwärmen einer neuen Adresse anstelle eines Massensendens am ersten Tag;
— Migration alter Korrespondenz mit Ordnern und dem Adressbuch;
— Zwei-Faktor-Anmeldung für Mitarbeiter, Autoresponder und eine Signaturvorlage;
— ein kurzes schriftliches Handbuch für das Team und einen Bericht über alles, was geändert wurde.
