在您的域名上设置的企业邮件，确保实际送达

公司域名上的邮件通常只在匆忙中设置一次，然后就被放置多年。虽然邮件会到达，但没有人会提出问题。问题在于发票从未送达客户，投标的回复在一周后出现在他们的垃圾邮件文件夹中，经理第三次要求客户“查看垃圾邮件”时开始出现。在十个案例中有九个，原因不是邮件服务器，而是域名上的记录：它们是由不同的人在不同的时间编写的，列出的发件人中有一半已经不存在，而真正代表您发送邮件的系统没有在任何地方列出。

我负责整个工作流程。首先是域名本身：转移（如有需要）、一套干净的记录，以及一份以公司名义发送邮件的所有内容的书面清单——网站、商店、会计程序、提醒服务。然后是该域名上的企业邮件：为员工设置个人邮箱、共享部门地址，以便发送给部门的邮件不依赖于某个特定的人在工作、自动回复和一个统一的签名模板。旧的通信会随其文件夹结构一起迁移，这样在切换日没有人会失去他们的历史。每个人都启用双重登录，团队会收到一份用简单语言编写的一页说明。

在我们开始之前，我大声说出三件事，因为结果取决于它们。严格的域名政策仅在每个发件人都经过检查并整理后才会开启——如果过早启用，它会开始退回公司自己的邮件，从最重要的邮件开始。大规模活动通过单独的服务和子域名进行，这样收集投诉的邮件就不会拖累正常邮件的声誉。我不设置或存储员工密码：每个邮箱拥有者自己设置密码，我只会查看邮箱是否正常工作。

工作内容包括：
— 域名转移，或接管其记录，附带完整的发件人清单；
— 域名上的企业邮件：个人邮箱、部门地址、别名和转发；
— 发件人签名和域名政策，从观察模式转为严格，仅在清洁报告上；
— 发送地址的反向区域和对常见阻止列表的检查；
— 新地址的逐步预热，而不是在第一天进行大规模发送；
— 旧通信的迁移，包括文件夹和地址簿；
— 员工的双重登录、自动回复和一个签名模板；
— 为团队提供的简短书面指南和关于所有更改的报告。