À propos du service
TraduitLe mail sur un domaine d'entreprise est généralement configuré une fois, dans l'urgence, puis laissé de côté pendant des années. Pendant que les lettres arrivent, personne ne pose de questions. Les questions commencent le jour où une facture n'atteint jamais le client, une réponse à un appel d'offres se retrouve dans leur dossier de spam avec une semaine de retard, et un responsable demande à un client pour la troisième fois de "jeter un œil dans le spam". Dans neuf cas sur dix, la raison n'est pas le serveur de mail mais les enregistrements sur le domaine : ils ont été écrits par différentes personnes à différents moments, la moitié des expéditeurs listés n'existe plus, et les systèmes qui envoient réellement des lettres en votre nom ne sont nulle part listés.
Je prends le travail de bout en bout. D'abord le domaine lui-même : le transfert, là où c'est nécessaire, un ensemble propre d'enregistrements, et un inventaire écrit de tout ce qui envoie des mails au nom de l'entreprise — le site web, la boutique, le programme de comptabilité, le service de rappel. Ensuite, le mail d'entreprise sur ce domaine : des boîtes aux lettres personnelles pour le personnel, des adresses de département partagées afin qu'une lettre à un département ne dépende pas d'une personne en particulier étant au travail, des réponses automatiques et un modèle de signature unique. Ancienne correspondance se déplace avec sa structure de dossiers, afin que personne ne perde son histoire le jour du changement. L'authentification à deux étapes est activée pour tout le monde, et l'équipe reçoit une instruction d'une page rédigée dans un langage simple.
Trois choses que je dis à voix haute avant de commencer, car le résultat en dépend. Une politique de domaine stricte est activée uniquement après que chaque expéditeur a été vérifié et mis en ordre — activée trop tôt, elle commence à renvoyer les lettres de l'entreprise, en commençant par celles qui comptent le plus. Les campagnes en masse passent par un service séparé et un sous-domaine séparé, de sorte qu'un mailing collectant des plaintes n'entraîne jamais la réputation du courrier fonctionnel avec lui. Et je ne définis ni ne stocke les mots de passe du personnel : chaque propriétaire de boîte aux lettres définit le sien, et je ne vois que le bon fonctionnement de la boîte.
Ce que le travail comprend :
— transfert de domaine, ou prise en charge de ses enregistrements, avec un inventaire complet des expéditeurs ;
— courrier d'entreprise sur le domaine : boîtes personnelles, adresses de département, alias et renvoi ;
— signatures des expéditeurs et politique de domaine, passées du mode d'observation à strict uniquement sur des rapports propres ;
— zone inverse pour l'adresse d'envoi et vérification contre les listes de blocage habituelles ;
— échauffement progressif d'une nouvelle adresse au lieu d'un envoi massif le premier jour ;
— migration de l'ancienne correspondance avec des dossiers et le carnet d'adresses ;
— connexion en deux étapes pour le personnel, répondeurs automatiques et un modèle de signature ;
— un court guide écrit pour l'équipe et un rapport sur tout ce qui a été changé.
Je prends le travail de bout en bout. D'abord le domaine lui-même : le transfert, là où c'est nécessaire, un ensemble propre d'enregistrements, et un inventaire écrit de tout ce qui envoie des mails au nom de l'entreprise — le site web, la boutique, le programme de comptabilité, le service de rappel. Ensuite, le mail d'entreprise sur ce domaine : des boîtes aux lettres personnelles pour le personnel, des adresses de département partagées afin qu'une lettre à un département ne dépende pas d'une personne en particulier étant au travail, des réponses automatiques et un modèle de signature unique. Ancienne correspondance se déplace avec sa structure de dossiers, afin que personne ne perde son histoire le jour du changement. L'authentification à deux étapes est activée pour tout le monde, et l'équipe reçoit une instruction d'une page rédigée dans un langage simple.
Trois choses que je dis à voix haute avant de commencer, car le résultat en dépend. Une politique de domaine stricte est activée uniquement après que chaque expéditeur a été vérifié et mis en ordre — activée trop tôt, elle commence à renvoyer les lettres de l'entreprise, en commençant par celles qui comptent le plus. Les campagnes en masse passent par un service séparé et un sous-domaine séparé, de sorte qu'un mailing collectant des plaintes n'entraîne jamais la réputation du courrier fonctionnel avec lui. Et je ne définis ni ne stocke les mots de passe du personnel : chaque propriétaire de boîte aux lettres définit le sien, et je ne vois que le bon fonctionnement de la boîte.
Ce que le travail comprend :
— transfert de domaine, ou prise en charge de ses enregistrements, avec un inventaire complet des expéditeurs ;
— courrier d'entreprise sur le domaine : boîtes personnelles, adresses de département, alias et renvoi ;
— signatures des expéditeurs et politique de domaine, passées du mode d'observation à strict uniquement sur des rapports propres ;
— zone inverse pour l'adresse d'envoi et vérification contre les listes de blocage habituelles ;
— échauffement progressif d'une nouvelle adresse au lieu d'un envoi massif le premier jour ;
— migration de l'ancienne correspondance avec des dossiers et le carnet d'adresses ;
— connexion en deux étapes pour le personnel, répondeurs automatiques et un modèle de signature ;
— un court guide écrit pour l'équipe et un rapport sur tout ce qui a été changé.
