Über den Service
ÜbersetztIch richte die automatische Rechnungsverteilung an Lieferanten End-to-End ein: vom Datenexport aus dem Buchhaltungssystem bis zu einem unterzeichneten Dokument, das automatisch am richtigen Tag an den Empfänger gesendet wird. Buchhalter oder Manager müssen keine Rechnungen mehr manuell erstellen, drucken, unterzeichnen und an eine E-Mail anhängen – die gesamte Kette funktioniert ohne menschliches Eingreifen.
Zuerst verstehe ich, wie Ihr Dokumentenworkflow organisiert ist: welche Lieferanten Rechnungen erhalten, nach welchem Zeitplan, aus welchem Buchhaltungssystem die Daten stammen und welches digitale Signaturzertifikat für jede Dokumentengruppe verwendet wird. Danach verknüpfe ich den Buchhaltungsexport, den Unterzeichnungsdienst und das Versandmodul zu einem einzigen Prozess, der automatisch nach einem Zeitplan läuft – ohne manuelle Starts oder Erinnerungen.
Ich plane separat für die Fehlerbehandlung: Wenn ein Dokument nicht erstellt werden kann oder die Unterzeichnung mit einem Fehler endet, überspringt das System die Rechnung nicht stillschweigend, sondern markiert sie als problematisch und benachrichtigt Sie. Der Unterzeichnungsstatus ist in jeder Phase sichtbar – welche Rechnungen unterzeichnet gesendet wurden, welche auf Unterschriften warten, welche zur Wiederholung zurückgekehrt sind. Bei Bedarf richte ich Benachrichtigungen oder eine einfache Zusammenfassung ein, damit die Buchhaltung den aktuellen Stand des Versands sehen kann, ohne in technische Protokolle eintauchen zu müssen.
Was in der Arbeit enthalten ist:
— Anschluss des Rechnungsexports aus Ihrem Buchhaltungssystem;
— automatische Anwendung der digitalen Signatur auf jedes Dokument;
— Regelungen für den Versand an Lieferanten, juristische Personen oder Rechnungstypen;
— Verfolgung des Unterzeichnungsstatus und Fehlerbenachrichtigungen;
— Übergabe der Einstellungen an Ihr Team mit einer kurzen Erklärung, wie der Zeitplan und die Empfänger geändert werden können.
Zuerst verstehe ich, wie Ihr Dokumentenworkflow organisiert ist: welche Lieferanten Rechnungen erhalten, nach welchem Zeitplan, aus welchem Buchhaltungssystem die Daten stammen und welches digitale Signaturzertifikat für jede Dokumentengruppe verwendet wird. Danach verknüpfe ich den Buchhaltungsexport, den Unterzeichnungsdienst und das Versandmodul zu einem einzigen Prozess, der automatisch nach einem Zeitplan läuft – ohne manuelle Starts oder Erinnerungen.
Ich plane separat für die Fehlerbehandlung: Wenn ein Dokument nicht erstellt werden kann oder die Unterzeichnung mit einem Fehler endet, überspringt das System die Rechnung nicht stillschweigend, sondern markiert sie als problematisch und benachrichtigt Sie. Der Unterzeichnungsstatus ist in jeder Phase sichtbar – welche Rechnungen unterzeichnet gesendet wurden, welche auf Unterschriften warten, welche zur Wiederholung zurückgekehrt sind. Bei Bedarf richte ich Benachrichtigungen oder eine einfache Zusammenfassung ein, damit die Buchhaltung den aktuellen Stand des Versands sehen kann, ohne in technische Protokolle eintauchen zu müssen.
Was in der Arbeit enthalten ist:
— Anschluss des Rechnungsexports aus Ihrem Buchhaltungssystem;
— automatische Anwendung der digitalen Signatur auf jedes Dokument;
— Regelungen für den Versand an Lieferanten, juristische Personen oder Rechnungstypen;
— Verfolgung des Unterzeichnungsstatus und Fehlerbenachrichtigungen;
— Übergabe der Einstellungen an Ihr Team mit einer kurzen Erklärung, wie der Zeitplan und die Empfänger geändert werden können.
