Ustawię automatyczną dystrybucję faktur do dostawców z podpisem elektronicznym

Ustawiłem automatyczną dystrybucję faktur do dostawców od początku do końca: od eksportu danych z systemu księgowego do podpisanego dokumentu, który jest automatycznie wysyłany do odbiorcy w odpowiednim dniu. Księgowi lub menedżerowie nie muszą już ręcznie generować faktur, drukować ich, podpisywać i załączać do e-maila — cały łańcuch działa bez udziału ludzi.

Najpierw rozumiem, jak zorganizowany jest Twój obieg dokumentów: którzy dostawcy otrzymują faktury, według jakiego harmonogramu, z którego systemu księgowego pochodzą dane i który certyfikat podpisu elektronicznego jest używany dla każdej grupy dokumentów. Po tym łączę eksport księgowy, usługę podpisywania i moduł wysyłki w jeden proces, który działa automatycznie zgodnie z harmonogramem — bez ręcznych uruchomień czy przypomnień.

Osobno planuję obsługę błędów: jeśli dokument nie uda się utworzyć lub podpisywanie kończy się błędem, system nie pomija cicho faktury, ale oznacza ją jako problematyczną i powiadamia Cię. Status podpisu jest widoczny na każdym etapie — które faktury zostały wysłane podpisane, które czekają na podpisy, które wróciły do ponownego przetworzenia. W razie potrzeby ustawiam powiadomienia lub prosty podsumowanie, aby księgowość mogła zobaczyć aktualny stan wysyłki bez zagłębiania się w logi techniczne.

Co jest zawarte w pracy:
— podłączenie eksportu faktur z Twojego systemu księgowego;
— automatyczne zastosowanie podpisu elektronicznego do każdego dokumentu;
— zasady harmonogramu wysyłki do dostawców, podmiotów prawnych lub typów faktur;
— śledzenie statusu podpisu i powiadomienia o błędach;
— przekazanie ustawień Twojemu zespołowi z krótkim wyjaśnieniem, jak zmienić harmonogram i odbiorców.