एनजीओ के लिए दाता सीआरएम और धन जुटाने की प्रणाली

हम एक गैर-लाभकारी संगठन हैं, और वर्तमान में हम अपने दाताओं का प्रबंधन बिखरे हुए स्प्रेडशीट्स के संग्रह में करते हैं, जो पूरी तरह से काम करना बंद कर चुका है। संपर्क एक फ़ाइल में हैं, दान का इतिहास दूसरी में है, वादा की गई योगदान और धन्यवाद नोट्स पत्राचार में खो जाते हैं, और प्रत्येक अभियान से पहले हम मैन्युअल रूप से एक ही सूचियों को फिर से तैयार करते हैं। हमें एक पूर्ण विकसित दाता CRM की आवश्यकता है जहाँ प्रत्येक दाता एक एकल कार्ड के रूप में संग्रहीत हो: व्यक्तिगत और संपर्क जानकारी, संचार प्राथमिकताएँ, उनके योगदान का पूरा इतिहास, कॉल और बैठकों से नोट्स, साथ ही टैग और खंड जिनके द्वारा हम उन्हें समूहित करते हैं। जब एक दाता कार्ड खोला जाता है, तो एक कर्मचारी को तुरंत पूरी तस्वीर देखनी चाहिए न कि तीन सहयोगियों से पूछना पड़े कि नवीनतम वास्तविक आंकड़ा कहाँ है।

इन कार्डों के चारों ओर हमें वास्तविक फंडरेज़िंग उपकरणों की आवश्यकता है। एक वर्ष के दौरान हम कई अभियानों और लक्षित संग्रहों का संचालन करते हैं और प्रत्येक को योजना बनाना चाहते हैं: एक लक्ष्य निर्धारित करें, इसके लिए एक लैंडिंग पृष्ठ और ऑनलाइन दान फॉर्म संलग्न करें, लक्ष्य के खिलाफ प्रगति को वास्तविक समय में ट्रैक करें। दान एक बार के योगदान और नियमित मासिक चार्ज दोनों के रूप में काम करना चाहिए, जिसमें उचित क्रेडिट कार्ड प्रोसेसिंग और दाता के इतिहास में प्रत्येक लेनदेन का स्वचालित रिकॉर्डिंग हो। प्रत्येक पूर्ण दान के लिए, एक रसीद या धन्यवाद पुष्टि उत्पन्न की जानी चाहिए जिसे मेल द्वारा भेजा जा सके, और आवर्ती दाताओं को बिना हमसे संपर्क किए अपने भुगतान को बदलने या रद्द करने में सक्षम होना चाहिए। हमें ऐसे विभाजन की भी आवश्यकता है जिसका हम वास्तव में उपयोग कर सकें: लापता दाता, प्रमुख दाता, पहले बार के समर्थक, एक विशिष्ट अभियान से जुड़े हुए, ताकि हम सही संदेश सही समूह को भेज सकें।

अंत में, हमें रिपोर्टिंग की आवश्यकता है जो हमारे बोर्ड द्वारा पूछे गए प्रश्नों का उत्तर देती है। प्रत्येक अभियान के लिए और एक अवधि में कितना संग्रहित किया गया, औसत और आवर्ती दान का आकार, दाता बनाए रखने और चर्न मैट्रिक्स, साथ ही एक साफ निर्यात जो हम वर्ष के अंत में अपने लेखाकार को दे सकें। प्रणाली इतनी सरल होनी चाहिए कि गैर-तकनीकी कर्मचारी और स्वयंसेवक इसे दैनिक उपयोग करें, दाता की गोपनीयता और सहमति का सम्मान करें और हमें वर्तमान स्प्रेडशीटों के अराजकता के बजाय एक विश्वसनीय एकल सत्य का स्रोत दें।

हमारे लिए सबसे महत्वपूर्ण बात:
— एकीकृत दाता कार्ड जिसमें पूर्ण योगदान इतिहास और नोट्स हैं;
— लक्ष्यों और लाइव प्रगति ट्रैकिंग के साथ अभियान और लक्षित संग्रह;
— ऑनलाइन दान, एक बार और आवर्ती, स्वचालित रसीदों के साथ;
— विभाजन और रिपोर्ट जो पूरी टीम भरोसा कर सकती है।