सेवा के बारे में
अनुवादितमैं उन दस्तावेज़ों को लिखता हूँ जिन पर एक विभाग वास्तव में काम करता है: प्रक्रिया विवरण, चेकलिस्ट, छोटे मेमो और एक नए कर्मचारी के लिए ऑनबोर्डिंग योजना। काम की शुरुआत कीबोर्ड से दूर होती है। मैं उन लोगों से बात करता हूँ जो अपने हाथों से काम करते हैं और मैं पहले अनुरोध से लेकर बंद परिणाम तक कई वास्तविक मामलों को देखता हूँ। वहीं पर दिलचस्प चीजें सामने आती हैं: दो भूमिकाओं के बीच एक हस्तांतरण जो चुपचाप एक दिन खो देता है, अलग-अलग लोगों द्वारा दो बार किया गया एक कदम, और दर्जनों चीजें जो सभी को स्पष्ट हैं सिवाय उस व्यक्ति के जो पिछले महीने शामिल हुआ। केवल उसके बाद ही कुछ लिखा जाता है, क्योंकि एक प्रबंधक की याददाश्त से तैयार किया गया एक विनियमन एक ऐसी कंपनी का वर्णन करता है जो अस्तित्व में नहीं है।
प्रत्येक प्रक्रिया को फिर चरण दर चरण प्रस्तुत किया जाता है: क्या होता है, कौन जिम्मेदार है नाम के बजाय भूमिका के अनुसार, क्या अंदर जाता है, क्या बाहर आता है, चरण सामान्यतः कितना समय लेता है और जब यह योजना से भटकता है तो क्या करना है। नियमित संचालन के लिए छोटे चेकलिस्ट होते हैं जो एक स्क्रीन पर फिट होते हैं। भारी विषय एक पृष्ठ के मेमो बन जाते हैं बजाय बहु-पृष्ठ के वॉल्यूम के जो एक बार खोले जाते हैं और फिर कभी नहीं। सब कुछ एक ही दस्तावेज़ टेम्पलेट पर बनाया गया है, इसलिए दसवां निर्देश पहले की तरह पढ़ा जाता है और लोग उस भाग की खोज करना बंद कर देते हैं जिसकी उन्हें आवश्यकता है। हैंडओवर से पहले मैं पाठ का परीक्षण करता हूँ एक लाइव कार्य को सख्ती से दस्तावेज़ के अनुसार, चरण दर चरण, बिना अपने सिर से अंतराल भरने के। वहीं पर गायब चरण और असंभव समय सीमा सामने आती हैं। अलग से मैं अपडेट प्रक्रिया को लिखता हूँ: प्रक्रिया बदलने पर कौन दस्तावेज़ को संपादित करता है, किस अवसर पर, और परिवर्तन टीम तक कैसे पहुँचता है।
तीन बातें मैं शुरू में जोर से कहता हूँ। एक विनियमन बताता है कि काम वास्तव में कैसे किया जाता है, न कि यह कागज पर कितना अच्छा लगेगा: जहाँ प्रथा और इरादा भिन्न होते हैं, मैं उस अंतर को चर्चा में लाता हूँ बजाय इसे विनम्र शब्दों के पीछे छिपाने के। एक दस्तावेज़ जिसके पास मालिक और समीक्षा तिथि नहीं है, एक तिमाही के भीतर बासी हो जाता है, इसलिए दोनों क्षेत्र हर फ़ाइल में अनिवार्य हैं जो मैं सौंपता हूँ। वेतन के प्रश्न और कोई भी एचआर शब्द आपके वकील और आपके एचआर सेवा के साथ सहमति से तय होते हैं, क्योंकि मैं प्रक्रिया का वर्णन करता हूँ, न कि रोजगार की शर्तें।
आपको क्या प्राप्त होता है:
— साक्षात्कार और अवलोकन से नोट्स, जैसे कि प्रक्रिया आज चल रही है;
— चरण-दर-चरण विवरण जिसमें भूमिकाएँ, इनपुट, परिणाम और वास्तविक समय शामिल हैं;
— नियमित संचालन के लिए चेकलिस्ट, प्रत्येक के लिए एक स्क्रीन;
— पहले सप्ताह और पहले महीने के लिए एक ऑनबोर्डिंग योजना, जिसमें चेकपॉइंट्स शामिल हैं;
— उन विषयों पर एक-पृष्ठ मेमो जिनके बारे में लोग सबसे अधिक पूछते हैं;
— एकल दस्तावेज़ टेम्पलेट और प्रारूपण नियमों का एक संक्षिप्त सेट;
— एक लिखित अद्यतन प्रक्रिया, प्रत्येक दस्तावेज़ पर एक मालिक और एक समीक्षा तिथि के साथ।
प्रत्येक प्रक्रिया को फिर चरण दर चरण प्रस्तुत किया जाता है: क्या होता है, कौन जिम्मेदार है नाम के बजाय भूमिका के अनुसार, क्या अंदर जाता है, क्या बाहर आता है, चरण सामान्यतः कितना समय लेता है और जब यह योजना से भटकता है तो क्या करना है। नियमित संचालन के लिए छोटे चेकलिस्ट होते हैं जो एक स्क्रीन पर फिट होते हैं। भारी विषय एक पृष्ठ के मेमो बन जाते हैं बजाय बहु-पृष्ठ के वॉल्यूम के जो एक बार खोले जाते हैं और फिर कभी नहीं। सब कुछ एक ही दस्तावेज़ टेम्पलेट पर बनाया गया है, इसलिए दसवां निर्देश पहले की तरह पढ़ा जाता है और लोग उस भाग की खोज करना बंद कर देते हैं जिसकी उन्हें आवश्यकता है। हैंडओवर से पहले मैं पाठ का परीक्षण करता हूँ एक लाइव कार्य को सख्ती से दस्तावेज़ के अनुसार, चरण दर चरण, बिना अपने सिर से अंतराल भरने के। वहीं पर गायब चरण और असंभव समय सीमा सामने आती हैं। अलग से मैं अपडेट प्रक्रिया को लिखता हूँ: प्रक्रिया बदलने पर कौन दस्तावेज़ को संपादित करता है, किस अवसर पर, और परिवर्तन टीम तक कैसे पहुँचता है।
तीन बातें मैं शुरू में जोर से कहता हूँ। एक विनियमन बताता है कि काम वास्तव में कैसे किया जाता है, न कि यह कागज पर कितना अच्छा लगेगा: जहाँ प्रथा और इरादा भिन्न होते हैं, मैं उस अंतर को चर्चा में लाता हूँ बजाय इसे विनम्र शब्दों के पीछे छिपाने के। एक दस्तावेज़ जिसके पास मालिक और समीक्षा तिथि नहीं है, एक तिमाही के भीतर बासी हो जाता है, इसलिए दोनों क्षेत्र हर फ़ाइल में अनिवार्य हैं जो मैं सौंपता हूँ। वेतन के प्रश्न और कोई भी एचआर शब्द आपके वकील और आपके एचआर सेवा के साथ सहमति से तय होते हैं, क्योंकि मैं प्रक्रिया का वर्णन करता हूँ, न कि रोजगार की शर्तें।
आपको क्या प्राप्त होता है:
— साक्षात्कार और अवलोकन से नोट्स, जैसे कि प्रक्रिया आज चल रही है;
— चरण-दर-चरण विवरण जिसमें भूमिकाएँ, इनपुट, परिणाम और वास्तविक समय शामिल हैं;
— नियमित संचालन के लिए चेकलिस्ट, प्रत्येक के लिए एक स्क्रीन;
— पहले सप्ताह और पहले महीने के लिए एक ऑनबोर्डिंग योजना, जिसमें चेकपॉइंट्स शामिल हैं;
— उन विषयों पर एक-पृष्ठ मेमो जिनके बारे में लोग सबसे अधिक पूछते हैं;
— एकल दस्तावेज़ टेम्पलेट और प्रारूपण नियमों का एक संक्षिप्त सेट;
— एक लिखित अद्यतन प्रक्रिया, प्रत्येक दस्तावेज़ पर एक मालिक और एक समीक्षा तिथि के साथ।
