Regulacje dotyczące pracy, listy kontrolne i wprowadzenie do zespołu

Piszę dokumenty, na których faktycznie pracuje dział: opisy procesów, listy kontrolne, krótkie notatki oraz plan wprowadzenia dla nowego pracownika. Praca zaczyna się z dala od klawiatury. Rozmawiam z ludźmi, którzy wykonują pracę własnymi rękami i obserwuję kilka rzeczywistych przypadków od pierwszej prośby do zamkniętego wyniku. To tam pojawiają się interesujące rzeczy: przekazanie między dwoma rolami, które cicho traci dzień, krok wykonany dwa razy przez różnych ludzi oraz dziesiątki rzeczy, które są oczywiste dla wszystkich oprócz osoby, która dołączyła w zeszłym miesiącu. Dopiero po tym cokolwiek jest pisane, ponieważ regulacja skomponowana z pamięci menedżera opisuje firmę, która nie istnieje.

Każdy proces jest następnie przedstawiony krok po kroku: co się dzieje, kto jest odpowiedzialny według roli, a nie nazwiska, co wchodzi, co wychodzi, jak długo normalnie trwa krok i co zrobić, gdy coś idzie niezgodnie z planem. Rutynowe operacje mają krótkie listy kontrolne, które mieszczą się na jednym ekranie. Ciężkie tematy stają się notatkami na jednej stronie zamiast wielostronicowych tomów, które otwierane są raz i nigdy więcej. Wszystko jest zbudowane na jednym szablonie dokumentu, więc dziesiąta instrukcja brzmi jak pierwsza, a ludzie przestają szukać potrzebnej części. Przed przekazaniem testuję tekst, wykonując zadanie na żywo ściśle według dokumentu, krok po kroku, bez wypełniania luk z własnej głowy. To tam ujawniają się brakujące kroki i niemożliwe terminy. Osobno zapisuję procedurę aktualizacji: kto edytuje dokument, gdy proces się zmienia, w jakiej sytuacji i jak zmiana dociera do zespołu.

Trzy rzeczy, które mówię na głos na początku. Regulacja opisuje, jak praca jest faktycznie wykonywana, a nie jak wyglądałaby ładnie na papierze: gdzie praktyka i intencja się rozchodzą, przynoszę tę lukę do dyskusji zamiast ukrywać ją za grzecznym sformułowaniem. Dokument bez właściciela i daty przeglądu staje się nieaktualny w ciągu kwartału, więc oba pola są obowiązkowe w każdym pliku, który przekazuję. Pytania dotyczące wynagrodzenia i wszelkie sformułowania HR są uzgadniane z twoim prawnikiem i twoją obsługą HR, ponieważ opisuję proces, a nie warunki zatrudnienia.

Co otrzymujesz:
— notatki z wywiadów i obserwacji, z mapą procesu, jak działa dzisiaj;
— opisy krok po kroku z rolami, wejściami, wynikami i realistycznym czasem;
— listy kontrolne dla rutynowych operacji, po jednym ekranie;
— plan wprowadzenia na pierwszy tydzień i pierwszy miesiąc, z punktami kontrolnymi;
— notatki na jednej stronie na tematy, o które ludzie pytają najczęściej;
— jeden szablon dokumentu i krótki zestaw zasad formatowania;
— pisemna procedura aktualizacji, z właścicielem i datą przeglądu w każdym dokumencie.