团队的工作规章、检查清单和入职培训

我撰写部门实际工作的文件：流程描述、检查清单、简短备忘录和新员工的入职计划。工作从键盘外开始。我与实际操作的人交谈，并观察从第一次请求到最终结果的多个真实案例。那是有趣的地方：两个角色之间的交接悄悄损失了一天，不同的人重复完成的步骤，以及对每个人都显而易见但对上个月刚加入的人却不明显的十几件事情。只有在此之后，才会开始写任何东西，因为由经理的记忆组成的规章描述的是一个不存在的公司。

每个流程随后逐步列出：发生了什么，谁负责（按角色而非姓氏），输入什么，输出什么，步骤通常需要多长时间，以及当计划偏离时该怎么办。常规操作有适合一屏的简短检查清单。复杂主题变成一页备忘录，而不是打开一次后再也不会打开的多页卷宗。一切都建立在单一的文档模板上，因此第十条指令读起来像第一条，人们不再寻找他们需要的部分。在交接之前，我通过严格按照文档逐步执行实时任务来测试文本，而不从我自己的头脑中填补空白。那是缺失步骤和不可能的截止日期浮现的地方。单独我记录更新程序：当流程变化时，谁编辑文档，什么情况下，以及如何将更改传达给团队。

我在开始时大声说三件事。规章描述的是工作实际如何完成，而不是纸面上看起来好看的样子：在实践和意图分歧的地方，我将差距带入讨论，而不是用礼貌的措辞掩盖它。没有所有者和审查日期的文件在一个季度内会变得过时，因此这两个字段在我交接的每个文件中都是必填的。薪酬问题和任何人力资源措辞都需与您的律师和人力资源服务达成一致，因为我描述的是流程，而不是雇佣条款。

您将收到：
— 来自访谈和观察的笔记，附有当前流程的地图；
— 逐步描述，包括角色、输入、结果和现实的时间安排；
— 常规操作的检查清单，每个一屏；
— 第一周和第一个月的入职计划，带有检查点；
— 关于人们最常询问主题的一页备忘录；
— 单一文档模板和一套简短的格式规则；
— 书面的更新程序，每个文档上都有所有者和审查日期。