Movendo sua equipe de planilhas para um banco de dados compartilhado

Uma planilha deixa de se comportar como uma planilha no momento em que três pessoas a editam ao mesmo tempo. Fórmulas apontam para linhas que se moveram, o mesmo cliente é escrito de quatro maneiras diferentes, e a única coluna que todos realmente precisam está em uma aba que ninguém se atreve a tocar. Meu trabalho não é convencer ninguém a desistir das planilhas, elas foram a ferramenta certa por muito tempo, mas mover a parte que superou as planilhas para um pequeno banco de dados com uma interface web normal, para que a equipe continue trabalhando da maneira que pensa e pare de pagar por isso com linhas perdidas.

Começo lendo o que você já tem: as planilhas, as abas ocultas, o arquivo lateral que alguém mantém em um laptop e, mais importante, a maneira como as pessoas realmente trabalham com tudo isso. A partir disso, surge uma lista de entidades reais e os links entre elas, e só então uma estrutura. Os dados são transferidos com uma passagem de limpeza e formatos trazidos para uma única forma. Depois disso, vêm os formulários de entrada em vez de digitar em células, listas de referência em vez de texto reescrito cem vezes, acesso por função para que um contador e um novo contratado vejam coisas diferentes, pesquisa e filtros que funcionam em todo o conjunto em vez de uma aba visível, relatórios em vez de tabelas dinâmicas reconstruídas manualmente toda segunda-feira, e um histórico de alterações que responde quem moveu aquele número e quando.

Três coisas que digo antes de começarmos, porque elas decidem como todo o projeto se sente. Uma mudança das planilhas sempre revela contradições nos dados, duplicatas, erros de digitação, dois registros para uma pessoa, e eu trago cada um deles para você em vez de corrigi-los ao meu gosto, porque apenas o seu lado sabe qual dos dois é real. As antigas planilhas são mantidas como um arquivo até que a equipe tenha trabalhado no banco de dados por um mês; nada é excluído no dia do lançamento. E a exportação de volta para uma planilha permanece no sistema de propósito, porque sem isso as pessoas silenciosamente voltam ao antigo modo e a nova base se transforma em um segundo lugar onde ninguém insere nada.

O que o trabalho inclui:
— ler as planilhas atuais e observar como a equipe realmente as utiliza;
— entidades, links e estrutura acordados com você antes de qualquer coisa ser construída;
— transferência de dados com desduplicação e alinhamento de formato;
— formulários de entrada com validação em vez de digitação livre em células;
— listas de referência em vez de texto repetido;
— acesso por função, até campos individuais onde é importante;
— pesquisa, filtros, relatórios e um histórico completo de alterações;
— exportação para uma planilha para todos que preferem uma;
— treinamento para a equipe e um período de adaptação após o lançamento.