Déplacer votre équipe des tableurs vers une base de données partagée

Un tableur cesse de se comporter comme un tableur au moment où trois personnes l'éditent en même temps. Les formules pointent vers des lignes qui ont bougé, le même client est écrit de quatre manières différentes, et la seule colonne dont tout le monde a réellement besoin se trouve dans un onglet que personne n'ose toucher. Mon travail n'est pas de dissuader qui que ce soit d'utiliser des tableurs, ils étaient l'outil approprié pendant longtemps, mais de déplacer la partie qui les a dépassés vers une petite base de données avec une interface web normale, afin que l'équipe continue de travailler comme elle le pense et cesse de payer pour cela avec des lignes perdues.

Je commence par lire ce que vous avez déjà : les feuilles, les onglets cachés, le fichier secondaire que quelqu'un garde sur un ordinateur portable, et, plus important encore, la façon dont les gens travaillent réellement avec tout cela. De cela découle une liste d'entités réelles et des liens entre elles, et seulement ensuite une structure. Les données sont transférées avec un passage de nettoyage et des formats unifiés. Après cela, viennent des formulaires d'entrée au lieu de taper dans des cellules, des listes de référence au lieu de texte retapé cent fois, un accès par rôle afin qu'un comptable et un nouvel employé voient des choses différentes, des recherches et des filtres qui fonctionnent sur l'ensemble du jeu plutôt que sur un seul onglet visible, des rapports au lieu de tableaux croisés dynamiques reconstruits à la main chaque lundi, et un historique des modifications qui répond à la question de qui a déplacé ce numéro et quand.

Trois choses que je dis avant de commencer, car elles déterminent la façon dont tout le projet se ressent. Un passage hors des tableurs révèle toujours des contradictions dans les données, des doublons, des fautes de frappe, deux enregistrements pour une personne, et je vous apporte chacun d'eux plutôt que de les corriger selon mon propre goût, car seule votre partie sait lequel des deux est réel. Les anciens tableurs sont conservés comme archive jusqu'à ce que l'équipe ait travaillé dans la base de données pendant un mois ; rien n'est supprimé le jour du lancement. Et l'exportation vers un tableur reste dans le système intentionnellement, car sans cela, les gens retournent discrètement à l'ancienne méthode et la nouvelle base devient un deuxième endroit où personne n'entre quoi que ce soit.

Ce que le travail inclut :
— lire les feuilles actuelles et observer comment l'équipe les utilise réellement ;
— entités, liens et structure convenus avec vous avant que quoi que ce soit ne soit construit ;
— transfert de données avec dé-duplication et alignement des formats ;
— formulaires d'entrée avec validation au lieu de saisie libre dans des cellules ;
— listes de référence à la place de texte répété ;
— accès par rôle, jusqu'aux champs individuels où cela compte ;
— recherche, filtres, rapports et un historique complet des modifications ;
— exportation vers un tableur pour tous ceux qui en préfèrent un ;
— formation pour l'équipe et une période d'adaptation après le lancement.