Trasferire il tuo team da fogli di calcolo a un database condiviso

Un foglio di calcolo smette di comportarsi come un foglio di calcolo nel momento in cui tre persone lo modificano contemporaneamente. Le formule puntano a righe che si sono spostate, lo stesso cliente è scritto in quattro modi diversi e l'unica colonna di cui tutti hanno realmente bisogno si trova in una scheda che nessuno osa toccare. Il mio lavoro non è convincere nessuno a rinunciare ai fogli di calcolo, sono stati lo strumento giusto per molto tempo, ma spostare la parte che li ha superati in un piccolo database con un'interfaccia web normale, in modo che il team continui a lavorare come pensa e smetta di pagare per questo con righe perse.

Inizio leggendo ciò che hai già: i fogli, le schede nascoste, il file laterale che qualcuno tiene su un laptop e, cosa più importante, il modo in cui le persone lavorano realmente con tutto ciò. Da questo emerge un elenco di entità reali e dei collegamenti tra di esse, e solo allora una struttura. I dati vengono trasferiti con un passaggio di pulizia e formati portati a una forma unica. Dopo di che arrivano i moduli di input invece di digitare nelle celle, elenchi di riferimento invece di testo riscritto cento volte, accesso per ruolo in modo che un contabile e un nuovo assunto vedano cose diverse, ricerca e filtri che funzionano su tutto il set piuttosto che su una scheda visibile, report invece di tabelle pivot ricostruite a mano ogni lunedì, e una cronologia delle modifiche che risponde a chi ha spostato quel numero e quando.

Tre cose che dico prima di iniziare, perché decidono come si sente l'intero progetto. Un passaggio dai fogli di calcolo rivela sempre contraddizioni nei dati, duplicati, errori di battitura, due registrazioni per una persona, e porto ognuna di esse a te piuttosto che correggerle secondo il mio gusto, perché solo il tuo lato sa quale dei due è reale. I vecchi fogli di calcolo vengono mantenuti come archivio fino a quando il team non ha lavorato nel database per un mese; nulla viene eliminato il giorno del lancio. E l'esportazione di nuovo in un foglio di calcolo rimane nel sistema di proposito, perché senza di essa le persone tornano silenziosamente al vecchio modo e la nuova base si trasforma in un secondo posto dove nessuno inserisce nulla.

Cosa include il lavoro:
— leggere i fogli attuali e osservare come il team li utilizza realmente;
— entità, collegamenti e struttura concordati con te prima che venga costruito qualcosa;
— trasferimento dei dati con de-duplicazione e allineamento dei formati;
— moduli di input con convalida invece di digitazione libera nelle celle;
— elenchi di riferimento al posto di testo ripetuto;
— accesso per ruolo, fino ai singoli campi dove è importante;
— ricerca, filtri, report e una cronologia completa delle modifiche;
— esportazione in un foglio di calcolo per tutti coloro che lo preferiscono;
— formazione per il team e un periodo di adattamento dopo il lancio.