将您的团队从电子表格迁移到共享数据库

当三个人同时编辑电子表格时，它就不再像电子表格。公式指向已移动的行，同一个客户以四种不同的方式书写，而每个人实际上需要的那一列则位于没人敢碰的标签中。我的工作不是劝说任何人放弃电子表格，它们在很长一段时间内都是合适的工具，而是将已经超出其能力范围的部分迁移到一个带有正常网页界面的小型数据库中，以便团队继续以它认为的方式工作，并停止因丢失行而付出代价。

我首先阅读您已有的内容：表格、隐藏的标签、某人在笔记本电脑上保留的侧文件，更重要的是，人们实际上如何使用这些内容。由此产生一个真实实体及其之间链接的列表，然后才是结构。数据通过清理过程迁移，并将格式统一。之后是输入表单，而不是在单元格中输入，参考列表而不是重复输入的文本，按角色访问，以便会计和新员工看到不同的内容，跨整个集合的搜索和过滤，而不是一个可见标签，报告而不是每周一手动重建的透视表，以及一个变更历史，回答谁在什么时候移动了那个数字。

在我们开始之前，我会说三件事，因为它们决定了整个项目的感觉。迁移出电子表格总是会揭示数据中的矛盾、重复、错别字、一个人的两个记录，我会将每一个都带给您，而不是根据我自己的喜好进行更正，因为只有您这边知道哪一个是真实的。旧的电子表格会作为档案保留，直到团队在数据库中工作一个月；在启动当天不会删除任何内容。导出回电子表格的功能故意保留在系统中，因为没有它，人们会悄悄地回到旧的方式，而新的基础变成一个没人输入任何内容的第二个地方。

工作内容包括：
— 阅读当前的表格并观察团队如何真正使用它们；
— 在构建任何内容之前与您达成一致的实体、链接和结构；
— 数据传输，去重和格式对齐；
— 带有验证的输入表单，而不是自由输入单元格；
— 作为重复文本的参考列表；
— 按角色访问，直到重要的单个字段；
— 搜索、过滤、报告和完整的变更历史；
— 导出到电子表格，供所有喜欢使用电子表格的人；
— 为团队提供培训和启动后的适应期。