Générateur de contrats et d'actes à partir de modèles approuvés

Notre avocat construit toujours chaque contrat de la même manière : il ouvre un fichier similaire du mois dernier, change le nom de l'entreprise, les coordonnées bancaires, les dates et les montants, puis l'enregistre sous un nouveau nom. Tôt ou tard, l'un de ces remplacements est manqué. Le trimestre dernier, nous avons signé un acte qui portait le numéro d'enregistrement d'un autre accord, et un contrat de fourniture a été envoyé avec l'adresse du client précédent toujours dans l'en-tête. Personne n'était négligent — la méthode ne s'adapte tout simplement pas au volume que nous avons maintenant.

Je veux arrêter d'éditer des documents et commencer à remplir un formulaire. L'idée est une application web où le libellé se trouve dans des modèles approuvés avec des champs de substitution nommés, les détails de la contrepartie se trouvent dans une seule carte, et le document final est assemblé à partir de ces deux éléments plus un numéro émis par le système. L'avocat maintient les modèles ; un responsable choisit simplement un modèle, choisit une contrepartie, sélectionne les conditions de paiement et de livraison à partir d'une liste préparée, et obtient un fichier. Tout ce qui a été produit reste dans une archive consultable, afin qu'un an plus tard, nous puissions répondre à la question de quel libellé exact un client donné a réellement signé.

Quelques limites que je veux écrites dans le périmètre dès le départ. Le texte des modèles et leur conformité légale sont approuvés par notre propre avocat — je commande un instrument, pas un examen juridique, et le contractant n'est pas censé juger de la signification des clauses. Les détails de la contrepartie et les documents signés sont stockés avec un accès basé sur les rôles et un journal de chaque exportation, car ces données ne sont pas destinées à l'ensemble du bureau. Et un document généré n'est jamais livré à la contrepartie automatiquement : il quitte le système uniquement après que l'employé responsable l'a confirmé.

Ce que j'attends dans la construction :

— une bibliothèque de modèles avec des champs de substitution nommés et un aperçu rendu sur des données d'exemple ;
— une fiche de contrepartie : nom légal, identifiants d'enregistrement et fiscaux, coordonnées bancaires, adresses postales et légales, signataires et la base de leur autorité ;
— numérotation automatique selon nos propres règles — préfixe, code de département, année, compteur — avec un journal de réservation, sans lacunes et sans doublons ;
— blocs de clauses optionnels pour le paiement, la livraison et les pénalités, choisis dans un ensemble préparé au lieu d'être tapés à la main ;
— exportation dans un document bureautique modifiable et une vue imprimable propre avec la même mise en page ;
— une archive avec recherche et filtres par contrepartie, date, modèle, numéro et auteur ;
— historique des versions pour chaque modèle, une différence lisible entre les versions, et une note dans chaque document indiquant de quelle version il a été construit ;
— deux rôles clairs : qui peut modifier les modèles et qui peut seulement générer des documents à partir de ceux-ci ;
— un journal d'exportation enregistrant qui a téléchargé quoi et quand.