Generatore di contratti e atti da modelli approvati

Il nostro avvocato costruisce ancora ogni contratto allo stesso modo: apre un file simile del mese scorso, cambia il nome dell'azienda, i dettagli bancari, le date e gli importi, e lo salva con un nuovo nome. Prima o poi uno di questi sostituti viene trascurato. Lo scorso trimestre abbiamo firmato un atto che portava il numero di registrazione di un affare diverso, e un contratto di fornitura è stato inviato con l'indirizzo del cliente precedente ancora nell'intestazione. Nessuno è stato negligente: il metodo semplicemente non scala al volume che abbiamo ora.

Voglio smettere di modificare documenti e iniziare a compilare un modulo. L'idea è un'applicazione web in cui il testo vive in modelli approvati con campi di sostituzione nominati, i dettagli della controparte vivono in una scheda unica, e il documento finito è assemblato da queste due cose più un numero emesso dal sistema. L'avvocato mantiene i modelli; un manager sceglie solo un modello, seleziona una controparte, sceglie le condizioni di pagamento e consegna da un elenco preparato, e ottiene un file. Tutto ciò che è stato prodotto rimane in un archivio ricercabile, in modo che un anno dopo possiamo rispondere a quale testo esatto un dato cliente ha effettivamente firmato.

Alcuni limiti che voglio siano scritti nel campo fin dall'inizio. Il testo dei modelli e la loro correttezza legale sono approvati dal nostro avvocato — sto ordinando uno strumento, non una revisione legale, e non ci si aspetta che il contraente giudichi cosa significano le clausole. I dettagli della controparte e i documenti firmati sono archiviati con accesso basato sui ruoli e un registro di ogni esportazione, perché questi dati non sono destinati all'intero ufficio. E un documento generato non viene mai consegnato automaticamente alla controparte: lascia il sistema solo dopo che l'impiegato responsabile lo conferma.

Cosa mi aspetto nella costruzione:

— una libreria di modelli con campi di sostituzione nominati e un'anteprima renderizzata su dati di esempio;
— una scheda della controparte: nome legale, identificatori di registrazione e fiscali, dettagli bancari, indirizzi postali e legali, firmatari e la base della loro autorità;
— numerazione automatica secondo le nostre regole — prefisso, codice dipartimentale, anno, contatore — con un registro di prenotazione, senza lacune e senza duplicati;
— blocchi di clausole opzionali per pagamento, consegna e penali, scelti da un insieme preparato invece di essere digitati a mano;
— esportazione in un documento di ufficio modificabile e una vista stampabile pulita con lo stesso layout;
— un archivio con ricerca e filtri per controparte, data, modello, numero e autore;
— cronologia delle versioni per ogni modello, una differenza leggibile tra le versioni e una nota in ogni documento che mostra da quale versione è stato costruito;
— due ruoli chiari: chi può modificare i modelli e chi può solo generare documenti da essi;
— un registro di esportazione che registra chi ha scaricato cosa e quando.