स्वीकृत टेम्पलेट्स से अनुबंध और कार्य जनरेटर

हमारा वकील अभी भी हर अनुबंध को एक ही तरीके से बनाता है: वह पिछले महीने की एक समान फ़ाइल खोलता है, कंपनी का नाम, बैंक विवरण, तिथियाँ और राशि बदलता है, और इसे एक नए नाम के तहत सहेजता है। sooner या later उन प्रतिस्थापनों में से एक छूट जाता है। पिछले तिमाही में हमने एक ऐसा अधिनियम पर हस्ताक्षर किया जो एक अलग सौदे का पंजीकरण संख्या ले गया, और एक आपूर्ति अनुबंध पिछले ग्राहक के पते के साथ हेडर में चला गया। कोई भी लापरवाह नहीं था - यह विधि बस उस मात्रा के लिए स्केल नहीं करती जो हमारे पास अब है।

मैं दस्तावेज़ों को संपादित करना बंद करना चाहता हूँ और एक फ़ॉर्म भरना शुरू करना चाहता हूँ। विचार एक वेब एप्लिकेशन है जहाँ शब्दावली अनुमोदित टेम्पलेट्स में नामित प्रतिस्थापन फ़ील्ड के साथ रहती है, प्रतिपक्षी विवरण एक एकल कार्ड में रहते हैं, और तैयार कागज उन दो चीजों और सिस्टम द्वारा जारी किए गए एक नंबर से एकत्रित किया जाता है। वकील टेम्पलेट्स को बनाए रखता है; एक प्रबंधक केवल एक टेम्पलेट चुनता है, एक प्रतिपक्षी चुनता है, भुगतान और डिलीवरी की शर्तों को एक तैयार सूची से चुनता है, और एक फ़ाइल प्राप्त करता है। जो कुछ भी कभी भी उत्पादित हुआ है वह एक खोज योग्य आर्काइव में रहता है, ताकि एक साल बाद हम यह उत्तर दे सकें कि किसी दिए गए ग्राहक ने वास्तव में कौन सी शब्दावली पर हस्ताक्षर किया।

कुछ सीमाएँ हैं जिन्हें मैं शुरुआत से ही दायरे में लिखवाना चाहता हूँ। टेम्पलेट्स का पाठ और उनकी कानूनी सहीता हमारे अपने वकील द्वारा अनुमोदित है — मैं एक उपकरण का आदेश दे रहा हूँ, कानूनी समीक्षा नहीं, और ठेकेदार से यह अपेक्षा नहीं की जाती कि वह धाराओं का क्या अर्थ है, इसका निर्णय करे। काउंटरपार्टी के विवरण और हस्ताक्षरित दस्तावेज़ भूमिका-आधारित पहुँच के साथ संग्रहीत होते हैं और हर निर्यात का एक लॉग होता है, क्योंकि ये डेटा पूरे कार्यालय के लिए नहीं है। और एक उत्पन्न दस्तावेज़ कभी भी काउंटरपार्टी को स्वचालित रूप से नहीं भेजा जाता: यह प्रणाली से केवल तब निकलता है जब जिम्मेदार कर्मचारी इसे पुष्टि करता है।

मैं निर्माण में क्या अपेक्षा करता हूँ:

— नामित प्रतिस्थापन क्षेत्रों के साथ एक टेम्पलेट पुस्तकालय और नमूना डेटा पर प्रदर्शित पूर्वावलोकन;
— एक काउंटरपार्टी कार्ड: कानूनी नाम, पंजीकरण और कर पहचानकर्ता, बैंक विवरण, डाक और कानूनी पते, हस्ताक्षरकर्ता और उनके अधिकार का आधार;
— हमारे अपने नियमों द्वारा स्वचालित संख्या निर्धारण — उपसर्ग, विभाग कोड, वर्ष, काउंटर — एक आरक्षण लॉग के साथ, कोई गैप और कोई डुप्लिकेट नहीं;
— भुगतान, डिलीवरी और दंड के लिए वैकल्पिक धारा ब्लॉक, तैयार सेट से चुने गए, हाथ से टाइप करने के बजाय;
— एक संपादनीय कार्यालय दस्तावेज़ में निर्यात और समान लेआउट के साथ एक साफ प्रिंट करने योग्य दृश्य;
— काउंटरपार्टी, तिथि, टेम्पलेट, संख्या और लेखक द्वारा खोज और फ़िल्टर के साथ एक आर्काइव;
— प्रत्येक टेम्पलेट के लिए संस्करण इतिहास, संस्करणों के बीच एक पठनीय अंतर, और प्रत्येक दस्तावेज़ में एक नोट जो दिखाता है कि यह किस संस्करण से बनाया गया था;
— दो स्पष्ट भूमिकाएँ: कौन टेम्पलेट संपादित कर सकता है और कौन केवल उनसे दस्तावेज़ उत्पन्न कर सकता है;
— एक निर्यात लॉग जो रिकॉर्ड करता है कि किसने क्या और कब डाउनलोड किया।