Generator umów i aktów z zatwierdzonych szablonów

Nasz prawnik wciąż tworzy każdą umowę w ten sam sposób: otwiera podobny plik z zeszłego miesiąca, zmienia nazwę firmy, dane bankowe, daty i kwoty, a następnie zapisuje go pod nową nazwą. Prędzej czy później jedno z tych zastąpień zostaje pominięte. W ubiegłym kwartale podpisaliśmy akt, który miał numer rejestracyjny innej umowy, a umowa dostawy wyszła z adresem poprzedniego klienta w nagłówku. Nikt nie był niedbały — ta metoda po prostu nie skaluje się do wolumenu, który mamy teraz.

Chcę przestać edytować dokumenty i zacząć wypełniać formularz. Pomysł to aplikacja internetowa, w której treść znajduje się w zatwierdzonych szablonach z nazwanymi polami do zastąpienia, dane kontrahenta znajdują się w jednej karcie, a gotowy dokument jest składany z tych dwóch rzeczy plus numer wydany przez system. Prawnik utrzymuje szablony; menedżer tylko wybiera szablon, wybiera kontrahenta, wybiera warunki płatności i dostawy z przygotowanej listy i otrzymuje plik. Wszystko, co kiedykolwiek zostało wyprodukowane, pozostaje w archiwum, które można przeszukiwać, aby po roku móc odpowiedzieć, jaką dokładnie treść dany klient podpisał.

Kilka granic, które chcę, aby były zapisane w zakresie od samego początku. Tekst szablonów i ich poprawność prawna są zatwierdzane przez naszego prawnika — zamawiam instrument, a nie przegląd prawny, a wykonawca nie jest zobowiązany do oceny, co oznaczają klauzule. Szczegóły kontrahenta i podpisane dokumenty są przechowywane z dostępem opartym na rolach oraz logiem każdego eksportu, ponieważ te dane nie są przeznaczone dla całego biura. A wygenerowany dokument nigdy nie jest automatycznie dostarczany do kontrahenta: opuszcza system dopiero po potwierdzeniu przez odpowiedniego pracownika.

Czego oczekuję w budowie:

— biblioteka szablonów z nazwanymi polami zastępczymi i podglądem renderowanym na przykładowych danych;
— karta kontrahenta: nazwa prawna, identyfikatory rejestracyjne i podatkowe, dane bankowe, adresy pocztowe i prawne, osoby upoważnione oraz podstawa ich uprawnień;
— automatyczne numerowanie według naszych własnych zasad — prefiks, kod działu, rok, licznik — z logiem rezerwacji, bez luk i duplikatów;
— opcjonalne bloki klauzul dotyczących płatności, dostawy i kar, wybierane z przygotowanego zestawu zamiast wpisywanych ręcznie;
— eksport do edytowalnego dokumentu biurowego i czysty widok do druku z tym samym układem;
— archiwum z wyszukiwaniem i filtrami według kontrahenta, daty, szablonu, numeru i autora;
— historia wersji dla każdego szablonu, czytelna różnica między wersjami oraz notatka w każdym dokumencie pokazująca, z której wersji został zbudowany;
— dwie wyraźne role: kto może edytować szablony, a kto może tylko generować dokumenty z nich;
— dziennik eksportu rejestrujący, kto pobrał co i kiedy.