Besoin d'une exportation automatique des nouvelles commandes et demandes vers une feuille de calcul dans le cloud

Nous gérons un site web qui reçoit régulièrement de nouvelles commandes et demandes de clients, et en ce moment, quelqu'un de notre équipe doit vérifier la zone d'administration, copier les détails à la main et les coller dans une feuille de calcul afin que le reste de l'équipe puisse voir ce qui se passe. Cela prend du temps chaque jour, des erreurs se produisent lorsque des champs sont omis ou copiés dans la mauvaise ligne, et quiconque n'ayant pas accès directement au site ou à la base de données est coincé à attendre une mise à jour au lieu de voir des informations fraîches.

Nous voulons changer cela en mettant en place un pipeline automatique qui pousse les nouvelles commandes et demandes directement depuis le site web vers une feuille de calcul cloud au moment où elles apparaissent, sans étape d'exportation manuelle impliquée. La feuille de calcul devrait se mettre à jour en continu, ou au moins selon un calendrier court, afin que l'équipe de vente et de support puisse l'ouvrir à tout moment et avoir confiance que ce qu'elle voit est à jour. Nous ne voulons pas donner accès à la base de données ou au panneau d'administration aux membres de l'équipe non techniques — la feuille de calcul devrait être leur seule source de vérité.

Nous sommes ouverts à différentes approches techniques, que cela signifie un déclencheur activé à chaque nouvel enregistrement, un script programmé qui récupère des données fraîches à intervalles réguliers, ou un connecteur prêt entre le site web et le service de feuille de calcul, tant que le résultat est fiable et ne nécessite pas que quelqu'un le surveille.

Ce que nous attendons du freelance :
— examiner notre configuration actuelle et proposer une méthode fonctionnelle pour le transfert automatique de données ;
— mapper correctement les champs de commande et de demande sur les colonnes de la feuille de calcul, y compris le statut, les coordonnées, la date et les commentaires ;
— s'assurer que des entrées en double ne sont pas créées si le processus s'exécute plus d'une fois pour le même enregistrement ;
— ajouter une gestion des erreurs de base afin qu'un transfert échoué ne passe pas inaperçu ;
— rédiger de courtes instructions pour l'équipe sur le fonctionnement de la feuille de calcul et ce qu'il faut faire si quelque chose semble incorrect.