Настроить автоматическую выгрузку новых заказов и заявок в облачную таблицу

У нас есть сайт, на который регулярно поступают новые заказы и заявки от клиентов. Сейчас, чтобы вся команда видела актуальную информацию, кто-то вручную заходит в админку, переписывает данные и вставляет их в таблицу. Это отнимает время каждый день, из-за спешки случаются ошибки — пропускаются поля или строки перепутываются местами, а сотрудники, у которых нет доступа к базе данных или к самому сайту, вынуждены ждать, пока кто-то обновит таблицу вручную.

Хотим настроить процесс так, чтобы новые заказы и заявки автоматически попадали в облачную таблицу сразу после появления на сайте, без какого-либо ручного экспорта. Таблица должна обновляться сама — либо сразу при поступлении новой записи, либо с небольшим интервалом, чтобы отдел продаж и поддержки мог открыть её в любой момент и быть уверенным, что видит свежие данные. Доступ к базе данных или к административной панели давать сотрудникам не планируем — таблица должна стать единственным источником актуальной информации для всей команды.

Открыты к разным техническим решениям: это может быть обработчик события, срабатывающий при появлении новой записи, скрипт по расписанию, который забирает свежие данные с определённым интервалом, либо готовый коннектор между сайтом и сервисом таблиц — главное, чтобы результат работал стабильно и не требовал постоянного присмотра.

Что ожидаем от исполнителя:
— изучить текущую структуру данных и предложить рабочий способ автоматической передачи;
— корректно сопоставить поля заказов и заявок со столбцами таблицы — статус, контакты, дата, комментарии;
— исключить дублирование записей при повторном срабатывании процесса;
— добавить базовую обработку ошибок, чтобы сбой передачи не остался незамеченным;
— составить короткую инструкцию для команды, как пользоваться таблицей и что делать при подозрении на сбой.