Markendokumenten-Kit: Briefpapier, Vorlagen für Vorschläge und Präsentationen

Unser Logo und die Farbpalette wurden vor einiger Zeit genehmigt und wir sind damit zufrieden. Das Problem beginnt überall danach. Jeder Vertriebsleiter stellt Angebote, Briefe und Folien aus beliebigen Dateien zusammen, die er zufällig auf seinem Laptop gespeichert hat, sodass ein Kunde innerhalb einer Woche drei Dokumente von uns erhalten kann und keines davon aussieht, als käme es von derselben Firma. Preise stehen in unterschiedlichen Tabellen, Überschriften ändern die Größe von Seite zu Seite, die Hälfte der Präsentationen trägt immer noch das Layout, das jemand vor zwei Jahren erstellt hat, und die Buchhaltungsunterlagen sehen aus, als gehörten sie zu einem ganz anderen Unternehmen.

Was wir verlangen, ist ein fertiges Set von Arbeitsdokumenten, kein Moodboard. Wir möchten ein Briefpapier, einen kommerziellen Vorschlag mit fertigen Blöcken für Dienstleistungen und Preise, eine Präsentationsvorlage mit zwölf Folienlayouts, eine Rechnung und einen Annahmeakt, eine E-Mail-Signatur und eine kurze Notiz, wie der Stil angewendet werden soll. Unsere Leute sind keine Designer und werden kein neues Tool dafür lernen, also muss alles in der bereits auf ihren Maschinen installierten Bürosoftware geöffnet und bearbeitet werden können. Eine Datei, die spezielle Software oder die Hilfe eines Designers benötigt, wird innerhalb eines Monats stillschweigend nicht mehr verwendet, und wir sind wieder dort, wo wir angefangen haben.

Bitte planen Sie die Arbeit um das, was wir tatsächlich haben, und halten Sie die Regeln lesbar:

— Briefpapier mit Kopfzeile, Fußzeile, Block für Angaben und Rändern, die beim Drucken bestehen bleiben;
— Vorlage für Vorschläge: Deckblatt, kurze Unternehmensvorstellung, Dienstleistungsblöcke, Preistabelle, Bedingungen, nächster Schritt;
— Präsentationsvorlage mit zwölf Layouts — Titel, Abschnittstrenner, Fließtext, zwei Spalten, Tabelle, Diagramm, Foto, Team, Zeitachse, Preis, Angebot, Abschluss;
— Rechnung und Annahmeakt im gleichen Raster wie der Rest des Kits;
— E-Mail-Signatur, die nach dem Einfügen in eine Antwort immer noch richtig aussieht;
— Schriftarten, die für kommerzielle Nutzung lizenziert sind, oder absichtlich ausgewählte kostenlose Äquivalente, wenn die Lizenz zu teuer ist;
— eine Stilnotiz von ein paar Seiten mit einer richtigen und einer falschen Darstellung für jede Regel nebeneinander, denn niemand in unserem Büro liest einen langen Leitfaden;
— eine Übergabesitzung, damit das Team sieht, wie die Vorlagen in ihren eigenen Programmen ausgefüllt werden.