Kit di documenti brandizzati: intestazione, modelli di proposta e presentazione

Il nostro logo e la palette di colori sono stati approvati tempo fa e siamo soddisfatti. I problemi iniziano ovunque dopo. Ogni manager delle vendite assembla preventivi, lettere e diapositive da qualsiasi file abbiano tenuto sul loro laptop, quindi un cliente può ricevere tre documenti da noi in una sola settimana e nessuno di essi sembra provenire dalla stessa azienda. I prezzi si trovano in tabelle diverse, le intestazioni cambiano dimensione da pagina a pagina, metà delle presentazioni porta ancora il layout che qualcuno ha creato due anni fa, e i documenti contabili sembrano appartenere a un'azienda completamente diversa.

Quello che chiediamo è un insieme finito di documenti di lavoro, non un mood board. Vogliamo un'intestazione, una proposta commerciale con blocchi pronti per servizi e prezzi, un modello di presentazione con dodici layout di diapositive, una fattura e un atto di accettazione, una firma email e una breve nota su come applicare lo stile. La nostra gente non è composta da designer e non imparerà un nuovo strumento per questo, quindi tutto deve aprirsi e modificarsi nel software per ufficio già installato sui loro computer. Un file che richiede software speciale o l'aiuto di un designer smetterà silenziosamente di essere utilizzato entro un mese, e torneremo da dove siamo partiti.

Si prega di pianificare il lavoro attorno a ciò che abbiamo effettivamente e mantenere le regole leggibili:

— intestazione con intestazione, piè di pagina, blocco requisiti e margini che sopravvivono alla stampa;
— modello di proposta: copertina, breve introduzione dell'azienda, blocchi di servizio, tabella dei prezzi, termini, prossimo passo;
— modello di presentazione con dodici layout — titolo, divisore di sezione, testo semplice, due colonne, tabella, grafico, foto, team, cronologia, prezzo, preventivo, chiusura;
— fattura e atto di accettazione sulla stessa griglia del resto del kit;
— firma email che appare ancora corretta dopo essere stata incollata in una risposta;
— font concessi in licenza per uso commerciale, o equivalenti gratuiti scelti deliberatamente se la licenza è troppo costosa;
— una nota di stile di alcune pagine con un modo corretto e un modo errato mostrati fianco a fianco per ogni regola, perché nessuno nel nostro ufficio legge una lunga guida;
— una sessione di passaggio in modo che il team veda come compilare i modelli nei propri programmi.