Automatisieren Sie die Zahlungen an Auftragnehmer, sobald die abgeschlossenen Arbeitsakte genehmigt sind.

Wir betreiben ein kleines Team von externen Auftragnehmern, und derzeit durchläuft jede Auszahlung denselben langsamen Prozess. Jemand genehmigt die Akte der abgeschlossenen Arbeit, dann muss ein Buchhalter die Zahlen erneut öffnen, die vereinbarte Summe erneut überprüfen und erst danach manuell die Überweisung starten. Fehler schleichen sich ein, wann immer eine Akte kurz vor der Genehmigung überarbeitet wird, und die Auftragnehmer schreiben uns ständig, um zu fragen, ob ihr Geld auf dem Weg ist, da sie keine Möglichkeit haben, den Status selbst zu überprüfen.

Wir möchten den manuellen Schritt vollständig entfernen. Sobald eine Akte der abgeschlossenen Arbeit von beiden Seiten genehmigt wird, sollte die genau genehmigte Summe automatisch direkt in eine Auszahlungsschlange geschoben werden, ohne dass ein Buchhalter Zahlen erneut eingibt und ohne separaten Bestätigungsbildschirm. Ab diesem Punkt sollte die Überweisung durch ihre normalen Phasen wie in der Warteschlange, in Bearbeitung und gesendet gehen, und jeder Auftragnehmer sollte in der Lage sein, sein eigenes Konto zu öffnen und genau zu sehen, wo sich seine Zahlung befindet, zusammen mit einer vollständigen Historie vergangener Überweisungen, die mit jeder Akte verknüpft sind.

Das System muss auch teilweise Akte und mehrere Auftragnehmer im selben Projekt handhaben, ohne Beträge zwischen ihnen zu vermischen, mit klaren Protokollen, sodass jede Auszahlung auf die Akte zurückverfolgt werden kann, die sie ausgelöst hat, falls ein Streit aufkommt.

Was uns wichtig ist:
— automatischer Trigger von der Genehmigung der Akte direkt in die Auszahlungsschlange, keine manuelle Neuberechnung
— Überweisungsstatus und Auszahlungshistorie für Auftragnehmer im persönlichen Konto
— eine Prüfspur, die jede Zahlung mit ihrer Quellakte verknüpft
— sichere Handhabung von Änderungen oder Streitigkeiten, die nach der Genehmigung einer Akte aufkommen