Automatizza i pagamenti ai contrattisti una volta che gli atti di lavoro completato sono approvati

Gestiamo un piccolo team di contrattisti esterni e attualmente ogni pagamento passa attraverso lo stesso lento ciclo. Qualcuno approva l'atto di lavoro completato, poi un contabile deve riaprire i numeri, controllare di nuovo la somma concordata e solo dopo avviare manualmente il trasferimento. Gli errori si insinuano ogni volta che un atto viene rivisto vicino all'approvazione e i contrattisti continuano a inviarci messaggi chiedendo se i loro soldi sono in arrivo, perché non hanno modo di controllare lo stato da soli.

Vogliamo eliminare completamente il passaggio manuale. Non appena un atto di lavoro completato è firmato da entrambe le parti, la somma esatta approvata dovrebbe essere spinta direttamente in una coda di pagamento automaticamente, senza che un contabile reinserisca i dati e senza uno schermo di conferma separato. Da quel momento il trasferimento dovrebbe muoversi attraverso le sue fasi normali, come in coda, in elaborazione e inviato, e ogni contrattista dovrebbe essere in grado di aprire il proprio account e vedere esattamente a che punto si trova il loro pagamento, insieme a una cronologia completa dei trasferimenti passati legati a ciascun atto.

Il sistema deve anche gestire atti parziali e diversi contrattisti sullo stesso progetto senza confondere gli importi tra di loro, con registri chiari in modo che ogni pagamento possa essere tracciato fino all'atto che lo ha attivato in caso di controversia.

Ciò che conta per noi:
— attivazione automatica dall'approvazione dell'atto direttamente nella coda di pagamento, nessun ricalcolo manuale
— stato del trasferimento e cronologia dei pagamenti visibili ai contrattisti all'interno dell'account personale
— una traccia di audit che collega ogni pagamento al suo atto sorgente
— gestione sicura delle modifiche o delle controversie sollevate dopo che un atto è già stato approvato