पूर्ण कार्य के कार्यों के अनुमोदन के बाद ठेकेदारों के भुगतान को स्वचालित करें

हम एक छोटे से बाहरी ठेकेदारों की टीम चलाते हैं, और अभी हर भुगतान एक ही धीमी प्रक्रिया से गुजरता है। कोई कार्य के पूर्ण होने का कार्य अनुमोदित करता है, फिर एक लेखाकार को संख्याओं को फिर से खोलना पड़ता है, सहमति की गई राशि को फिर से जांचना पड़ता है, और केवल उसके बाद मैन्युअल रूप से ट्रांसफर शुरू करना पड़ता है। जब भी कोई कार्य अनुमोदन के करीब संशोधित होता है, तो गलतियाँ आ जाती हैं, और ठेकेदार हमें संदेश भेजते रहते हैं कि क्या उनका पैसा रास्ते में है, क्योंकि उनके पास स्थिति की जांच करने का कोई तरीका नहीं है।

हम मैनुअल चरण को पूरी तरह से हटाना चाहते हैं। जैसे ही किसी कार्य के पूर्ण होने पर दोनों पक्षों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, ठीक अनुमोदित राशि को स्वचालित रूप से भुगतान कतार में सीधे धकेल दिया जाना चाहिए, बिना लेखाकार द्वारा आंकड़े फिर से दर्ज किए और बिना अलग पुष्टि स्क्रीन के। उस बिंदु से ट्रांसफर को इसके सामान्य चरणों के माध्यम से आगे बढ़ना चाहिए, जैसे कतारबद्ध, प्रसंस्करण और भेजा गया, और हर ठेकेदार को अपने खाते को खोलने और यह देखने में सक्षम होना चाहिए कि उनका भुगतान कहां खड़ा है, साथ ही प्रत्येक कार्य से जुड़े पिछले ट्रांसफर का पूरा इतिहास।

सिस्टम को आंशिक कार्यों और एक ही परियोजना पर कई ठेकेदारों को संभालने की आवश्यकता है बिना उनके बीच राशि को मिलाए, स्पष्ट लॉग के साथ ताकि किसी भी भुगतान को उस कार्य से जोड़ा जा सके जिसने इसे ट्रिगर किया यदि कोई विवाद उत्पन्न होता है।

हमारे लिए क्या मायने रखता है:
— कार्य अनुमोदन से सीधे भुगतान कतार में स्वचालित ट्रिगर, कोई मैनुअल पुनर्गणना नहीं
— ठेकेदार-समर्थित ट्रांसफर स्थिति और व्यक्तिगत खाते के अंदर भुगतान इतिहास
— हर भुगतान को उसके स्रोत कार्य से जोड़ने वाला ऑडिट ट्रेल
— पहले से अनुमोदित कार्य के बाद संपादनों या विवादों को सुरक्षित रूप से संभालना