ई-हस्ताक्षर के साथ आपूर्तिकर्ता चालानों के स्वचालित प्रेषण की सेटिंग करें

हम एक लेखा प्रणाली के माध्यम से खातों का भुगतान करते हैं जो पहले से ही हमारे आपूर्तिकर्ता चालानों को संग्रहीत करती है, लेकिन हर दस्तावेज़ को अभी भी बाहर निकाला जाता है, हस्ताक्षरित किया जाता है और हाथ से ईमेल किया जाता है। हम उस मैनुअल रूटीन को एक स्वचालित पाइपलाइन के साथ बदलना चाहते हैं: चालान लेखा प्लेटफ़ॉर्म के अंदर उत्पन्न होता है, एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर स्वचालित रूप से लागू होता है, और हस्ताक्षरित फ़ाइल को एक अनुसूची पर सही आपूर्तिकर्ता संपर्क को भेजा जाता है, बिना किसी के पहले दस्तावेज़ खोलने के।

प्रेषण के बाद, हमें यह देखने की आवश्यकता है कि दस्तावेज़ हमारे पक्ष से निकलने के बाद क्या होता है। कार्यप्रवाह को रिकॉर्ड करना चाहिए कि कब एक आपूर्तिकर्ता फ़ाइल खोलता है, क्या उनके पक्ष ने इसे काउंटरसाइन किया है, और किसी भी चीज़ को चिह्नित करें जो रुकती है ताकि हमारी वित्तीय टीम फॉलो अप कर सके बजाय इसके कि सप्ताहों बाद एक चूकी हुई भुगतान का पता चले। विफल डिलीवरी के लिए पुनः प्रयास लॉजिक और हर प्रेषण का एक सरल लॉग भी हमें ऑडिट-तैयार रहने में मदद करेगा।

हम विभिन्न तकनीकी दृष्टिकोणों के लिए खुले हैं जब तक कि परिणाम विश्वसनीय हो और दैनिक मैनुअल हस्तक्षेप की आवश्यकता न हो। कृपया तकनीकी विवरणों पर चर्चा करने से पहले समान खातों-भुगतान स्वचालन के साथ अपने अनुभव का वर्णन करें।

हम समाधान से क्या अपेक्षा करते हैं:
— लेखा रिकॉर्ड से सीधे खींचा गया स्वचालित चालान पीढ़ी
— बिना मैनुअल चरणों के लागू किया गया इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर
— स्थिति ट्रैकिंग के साथ आपूर्तिकर्ताओं को अनुसूचित प्रेषण
— हस्ताक्षर में देरी या डिलीवरी विफलताओं के लिए अलर्ट
— हर भेजे गए दस्तावेज़ को कवर करने वाला एक ऑडिट ट्रेल