Opis projektu
PrzetłumaczoneProwadzimy zobowiązania w systemie księgowym, który już przechowuje nasze faktury od dostawców, ale każdy dokument nadal jest wyciągany, podpisywany i wysyłany e-mailem ręcznie. Chcemy zastąpić tę ręczną rutynę zautomatyzowanym procesem: faktura jest generowana w platformie księgowej, elektroniczny podpis jest stosowany automatycznie, a podpisany plik jest wysyłany do odpowiedniego kontaktu dostawcy zgodnie z harmonogramem, który definiujemy, bez otwierania dokumentu przez kogokolwiek.
Po samym wysłaniu potrzebujemy widoczności tego, co się dzieje po opuszczeniu dokumentu z naszej strony. Workflow powinien rejestrować, kiedy dostawca otwiera plik, czy jego strona go podpisała, i sygnalizować wszystko, co się zatrzymuje, aby nasz zespół finansowy mógł podjąć działania, zamiast odkrywać brak płatności tygodnie później. Logika ponownego próbowania dla nieudanych dostaw i prosty dziennik każdej wysyłki również pomogłyby nam być gotowymi na audyt.
Jesteśmy otwarci na różne podejścia techniczne, pod warunkiem, że wynik jest niezawodny i nie wymaga codziennej interwencji ręcznej. Proszę opisać swoje doświadczenie z podobną automatyzacją zobowiązań, zanim omówimy szczegóły techniczne.
Czego oczekujemy od rozwiązania:
— automatyczne generowanie faktur bezpośrednio z zapisów księgowych
— elektroniczny podpis stosowany bez kroków ręcznych
— zaplanowane wysyłanie do dostawców z monitorowaniem statusu
— powiadomienia o opóźnieniach w podpisywaniu lub niepowodzeniach w dostawie
— ślad audytowy obejmujący każdy wysłany dokument
Po samym wysłaniu potrzebujemy widoczności tego, co się dzieje po opuszczeniu dokumentu z naszej strony. Workflow powinien rejestrować, kiedy dostawca otwiera plik, czy jego strona go podpisała, i sygnalizować wszystko, co się zatrzymuje, aby nasz zespół finansowy mógł podjąć działania, zamiast odkrywać brak płatności tygodnie później. Logika ponownego próbowania dla nieudanych dostaw i prosty dziennik każdej wysyłki również pomogłyby nam być gotowymi na audyt.
Jesteśmy otwarci na różne podejścia techniczne, pod warunkiem, że wynik jest niezawodny i nie wymaga codziennej interwencji ręcznej. Proszę opisać swoje doświadczenie z podobną automatyzacją zobowiązań, zanim omówimy szczegóły techniczne.
Czego oczekujemy od rozwiązania:
— automatyczne generowanie faktur bezpośrednio z zapisów księgowych
— elektroniczny podpis stosowany bez kroków ręcznych
— zaplanowane wysyłanie do dostawców z monitorowaniem statusu
— powiadomienia o opóźnieniach w podpisywaniu lub niepowodzeniach w dostawie
— ślad audytowy obejmujący każdy wysłany dokument
Programowanie stron internetowych Gotówka, Przelew bankowy
