Benötigen Sie die automatische Erstellung von Rechnungen und Dokumenten für Kundenbestellungen

Jedes Mal, wenn eine Bestellung abgeschlossen wird, muss jemand in unserem Team eine Vorlage öffnen, die Kundendaten neu eingeben, die Gesamtsummen neu berechnen, ein PDF speichern und es manuell versenden. Es ist langsam, und gelegentlich schlüpft eine falsche Zahl oder eine veraltete Requisite durch, was unprofessionell wirkt und zusätzliche Arbeit für die Buchhaltung schafft. Wir möchten aufhören, dies manuell zu tun, und stattdessen den gesamten Prozess automatisch ablaufen lassen, sobald eine Bestellung als abgeschlossen oder bezahlt markiert wird.

Die Idee ist einfach: Wenn eine Bestellung den richtigen Status erreicht, sollte das System den Kundennamen, den Bestellbetrag, die Leistungsbeschreibung, die Daten und unsere Unternehmensrequisiten direkt aus dem Bestellprotokoll abrufen, eine ordnungsgemäß formatierte Rechnung oder ein Dokument erstellen, es als sauberes PDF rendern und es automatisch an den Kunden senden. Wir möchten auch eine Möglichkeit, ein Dokument erneut auszustellen, wenn eine Bestellung korrigiert wird, sowie ein kurzes Protokoll darüber, was generiert wurde und wann.

Wir sind offen für ein Skript oder eine Integration mit einer bestehenden Rechnungs- oder PDF-Bibliothek, je nachdem, was am schnellsten ein zuverlässiges Ergebnis liefert. Bitte beschreiben Sie Ihren Ansatz, bevor wir uns auf den Umfang einigen.

Was wir von der fertigen Einrichtung erwarten:
— automatisches Abrufen von Kunden-, Bestell- und Requisitendaten ohne manuelle Eingabe
— eine ausgefeilte PDF-Rechnungs- und Dokumentvorlage, die unserer Markenidentität entspricht
— automatische Lieferung an den Kunden direkt nach der Erstellung
— ein kurzes Protokoll der generierten Dokumente für die Buchhaltung