System zarządzania kongregacją z katalogiem członków i śledzeniem darowizn

Prowadzimy wspólnotę religijną i do tej pory wszystko trzymaliśmy na papierze: listy członków, więzi rodzinne, koperty na datki oraz harmonogram usług. Parafia się rozrosła, teczki już się nie zamykają, a każde pytanie, kto dał co i kiedy, kto zgłosił się do jakiej posługi, zamienia się w wieczór przeglądania segregatorów. Chcielibyśmy przenieść to wszystko do jednego spokojnego, prywatnego systemu internetowego, do którego kilka zaufanych osób z rady mogłoby uzyskać dostęp z laptopa lub telefonu, bez potrzeby bycia programistą, aby to zrozumieć.

Serce projektu stanowi katalog członków. Każda osoba powinna mieć kartę z danymi kontaktowymi, datą przystąpienia, gospodarstwem domowym oraz powiązaniami między małżonkami, dziećmi i krewnymi, aby cała rodzina była widoczna jednocześnie. Z tego samego miejsca chcemy rejestrować datki i dziesięciny: mały formularz do rejestrowania darowizny, zaznaczenie, czy była to gotówka, przelew czy darowizna rzeczowa, przypisanie do funduszu lub celu oraz wydrukowanie lub wysłanie schludnego paragonu. Na koniec miesiąca lub roku system powinien podsumować wszystko na osobę i na fundusz, abyśmy mogli uczciwie raportować wspólnocie i osobom, które dały.

Druga część to życie razem: kalendarz usług, spotkań i świąt, arkusze zgłoszeniowe dla grup wolontariackich oraz proste ogłoszenia lub przypomnienia, które docierają do członków przez preferowany przez nich kanał. Nie prosimy o nic efektownego, ale musi być to niezawodne, chronić dane osobowe i finansowe za pomocą logowania z rolami oraz pozwalać na eksport naszych zapisów, aby nigdy nie były zablokowane w jednym narzędziu. Proszę opisać swoje sugerowane podejście, mniej więcej jak długo to zajmie i jak poradzilibyście sobie z prywatnością w społeczności, która ufa nam z wrażliwymi szczegółami.