Libro mastro generale a doppia entrata con riconciliazione e rendiconti

Gestiamo una piccola azienda di servizi e fino ad ora abbiamo tenuto i conti in una pila di fogli di calcolo. Ogni mese copiamo i numeri tra le schede a mano, e quando si chiude il trimestre nessuno si fida dei totali. Abbiamo bisogno di un vero libro mastro a doppia entrata che imponga l'equilibrio da solo: un piano dei conti configurabile raggruppato in attivi, passivi, patrimonio netto, entrate e spese, e un giornale in cui ogni voce bilancia i debiti contro i crediti prima di poter essere registrata. Le voci registrate devono essere immutabili, con correzioni effettuate tramite voci di rettifica in modo da mantenere una traccia di audit pulita.

Sopra il libro mastro abbiamo bisogno di conti da pagare e da ricevere funzionanti. Le fatture dei fornitori e le fatture dei clienti dovrebbero creare automaticamente le voci corrette, tenere traccia delle scadenze, applicare pagamenti parziali e mostrare un rapporto di invecchiamento a qualsiasi data. La riconciliazione bancaria è altrettanto importante: importa un estratto conto, abbina le righe alle transazioni registrate, segnala le differenze e cancella gli elementi riconciliati in modo che il saldo contabile e il saldo bancario coincidano — il mese non dovrebbe chiudersi mentre ci sono elementi non abbinati.

Infine, il sistema deve produrre dichiarazioni standard su richiesta per qualsiasi periodo: un rapporto di profitti e perdite, un bilancio che bilancia effettivamente, e un bilancio di verifica su cui possiamo approfondire fino alla singola voce. La multi-valuta e una seconda lingua di reporting sarebbero un vantaggio ma non sono richieste. Si prega di descrivere la propria esperienza con la logica contabile e come garantireste che il libro mastro non possa mai andare fuori equilibrio.