दोहरी प्रविष्टि सामान्य खाता बही के साथ सामंजस्य और विवरण

हम एक छोटी सेवा कंपनी चलाते हैं और अब तक हमने किताबें स्प्रेडशीट्स के एक ढेर में रखी हैं। हर महीने हम हाथ से टैब के बीच नंबर कॉपी करते हैं, और जब तिमाही समाप्त होती है तो कोई भी कुल पर भरोसा नहीं करता। हमें एक वास्तविक डबल-एंट्री जनरल लेजर की आवश्यकता है जो संतुलन को स्वयं लागू करे: संपत्तियों, देनदारियों, इक्विटी, आय और खर्चों में समूहित एक कॉन्फ़िगर करने योग्य खाता चार्ट, और एक जर्नल जहां हर प्रविष्टि डेबिट को क्रेडिट के खिलाफ संतुलित करती है इससे पहले कि इसे पोस्ट किया जा सके। पोस्ट की गई प्रविष्टियाँ अपरिवर्तनीय होनी चाहिए, सुधार उलटने वाली प्रविष्टियों के माध्यम से किए जाने चाहिए ताकि हम एक साफ ऑडिट ट्रेल बनाए रख सकें।

लेजर के शीर्ष पर हमें कार्यशील खाते देय और प्राप्य की आवश्यकता है। आपूर्तिकर्ता के बिल और ग्राहक के चालान सही प्रविष्टियाँ स्वचालित रूप से बनानी चाहिए, देय तिथियों को ट्रैक करना चाहिए, आंशिक भुगतान लागू करना चाहिए और किसी भी तिथि पर एक उम्र रिपोर्ट दिखानी चाहिए। बैंक सुलह भी उतनी ही महत्वपूर्ण है: एक विवरण आयात करें, पोस्ट की गई लेनदेन के खिलाफ पंक्तियों का मिलान करें, भिन्नताओं को चिह्नित करें और सुलह की गई वस्तुओं को स्पष्ट करें ताकि पुस्तक संतुलन और बैंक संतुलन सहमत हों - महीने को बंद नहीं होना चाहिए जब तक कुछ भी अनमैच न हो।

अंत में, सिस्टम को किसी भी अवधि के लिए मांग पर मानक विवरण उत्पन्न करने चाहिए: एक लाभ और हानि रिपोर्ट, एक बैलेंस शीट जो वास्तव में संतुलित हो, और एक परीक्षण संतुलन जिसमें हम व्यक्तिगत प्रविष्टि तक गहराई में जा सकें। बहु-मुद्रा और एक दूसरा रिपोर्टिंग भाषा एक प्लस होगा लेकिन आवश्यक नहीं है। कृपया अपने लेखांकन तर्क के साथ अपने अनुभव का वर्णन करें और आप कैसे सुनिश्चित करेंगे कि लेजर कभी भी असंतुलित नहीं हो सकता।