Sistema di prenotazione e fatturazione per un impianto di self-storage

Gestiamo un impianto di self-storage con centinaia di box di diverse dimensioni e tutto il lavoro viene ancora svolto su carta e in un paio di fogli di calcolo. Un cliente entra, guardiamo un diagramma a muro, troviamo cosa è libero, compiliamo un contratto a mano e ricordiamo alle persone di pagare ogni mese. Funziona ma non scala, gli errori si accumulano e le serate vanno in contabilità. Abbiamo bisogno di un sistema di gestione web per trasformare tutto questo in un processo online chiaro.

La base è un catalogo live di tutti i box con dimensioni, piano, prezzo e stato in modo che chiunque possa vedere cosa è disponibile. Un cliente dovrebbe essere in grado di prenotare un box online, scegliere il termine di affitto, firmare un contratto elettronicamente e pagare senza visitare l'ufficio. Dopo di che la fatturazione deve funzionare da sola: addebiti mensili regolari, promemoria prima della scadenza del pagamento, avvisi di ritardo e ricevute — niente fogli di calcolo manuali da parte nostra. Abbiamo anche bisogno di accesso a cancelli e porte legato al contratto: il codice di accesso viene emesso dopo il pagamento e bloccato se il conto ha un debito.

Infine, abbiamo bisogno di report che un manager possa effettivamente utilizzare: occupazione nel tempo, entrate, saldi scaduti e quali dimensioni si muovono più velocemente in modo da poter fissare i prezzi di conseguenza. Si prega di descrivere la propria esperienza con progetti di affitto simili e le tempistiche.