System rezerwacji i fakturowania dla obiektu samoobsługowego

Prowadzimy obiekt samoobsługowy z setkami boksów o różnych rozmiarach, a cała praca nadal odbywa się na papierze i w kilku arkuszach kalkulacyjnych. Klient przychodzi, patrzymy na diagram na ścianie, znajdujemy, co jest wolne, wypełniamy umowę ręcznie i przypominamy ludziom o płatności co miesiąc. Działa, ale nie skalowalnie, błędy się kumulują, a wieczory idą na księgowość. Potrzebujemy systemu zarządzania w sieci, aby przekształcić to wszystko w przejrzysty proces online.

Fundamentem jest aktualny katalog wszystkich boksów z wymiarami, piętrem, ceną i statusem, aby każdy mógł zobaczyć, co jest dostępne. Klient powinien móc zarezerwować boksy online, wybrać okres wynajmu, podpisać umowę elektronicznie i zapłacić bez wizyty w biurze. Po tym fakturowanie musi działać samo: regularne miesięczne obciążenia, przypomnienia przed terminem płatności, powiadomienia o zaległościach i potwierdzenia — żadnych ręcznych arkuszy kalkulacyjnych z naszej strony. Potrzebujemy również dostępu do bramy i drzwi powiązanego z umową: kod dostępu jest wydawany po dokonaniu płatności i blokowany, jeśli konto ma dług.

Na koniec potrzebujemy raportów, które menedżer może rzeczywiście wykorzystać: zajętość w czasie, przychody, zaległe salda i które rozmiary poruszają się najszybciej, abyśmy mogli odpowiednio ustalić ceny. Proszę opisać swoje doświadczenie w podobnych projektach wynajmu i harmonogramach.