À propos du service
TraduitJe configure un système de suivi des documents des employés complet pour les documents ayant des dates d'expiration — certificats médicaux, licences, permis, badges d'accès, certificats et tout autre papier requis par votre secteur. Au lieu que quelqu'un passe en revue manuellement les dossiers chaque trimestre en espérant ne rien manquer, le système suit chaque date lui-même et vous alerte à l'avance pendant qu'il est encore temps de renouveler calmement le document, plutôt que de se précipiter le dernier jour.
Après avoir collecté la liste des types de documents et des délais actuels, je construis un registre structuré et y connecte un moteur de rappel. La personne responsable d'un document spécifique — responsable RH, chef de département, spécialiste de la sécurité au travail — reçoit une notification un mois avant l'expiration et à nouveau une semaine avant, donc il y a deux véritables chances de réagir plutôt qu'un seul email de panique à la dernière minute. Toutes les données s'écoulent dans une liste récapitulative unique par département : un manager ouvre un écran et voit immédiatement qui est conforme et qui nécessite une action, sans interroger cinq employés séparément.
Je m'occupe également de la partie ennuyeuse mais importante : la migration des dossiers existants, le traitement approprié des documents qui se renouvellent pour des périodes différentes, et un moyen simple de marquer un document comme renouvelé afin que le compte à rebours se mette à jour automatiquement. En conséquence, vous obtenez non pas un tableau qui deviendra obsolète dans un mois, mais un véritable flux de travail.
Ce qui est inclus :
— registre des types de documents et des règles d'expiration par rôle ou département
— rappels automatiques 30 et 7 jours avant l'expiration
— liste récapitulative par département avec statut pour chaque employé
— migration des données actuelles et instructions pour la gestion future
Après avoir collecté la liste des types de documents et des délais actuels, je construis un registre structuré et y connecte un moteur de rappel. La personne responsable d'un document spécifique — responsable RH, chef de département, spécialiste de la sécurité au travail — reçoit une notification un mois avant l'expiration et à nouveau une semaine avant, donc il y a deux véritables chances de réagir plutôt qu'un seul email de panique à la dernière minute. Toutes les données s'écoulent dans une liste récapitulative unique par département : un manager ouvre un écran et voit immédiatement qui est conforme et qui nécessite une action, sans interroger cinq employés séparément.
Je m'occupe également de la partie ennuyeuse mais importante : la migration des dossiers existants, le traitement approprié des documents qui se renouvellent pour des périodes différentes, et un moyen simple de marquer un document comme renouvelé afin que le compte à rebours se mette à jour automatiquement. En conséquence, vous obtenez non pas un tableau qui deviendra obsolète dans un mois, mais un véritable flux de travail.
Ce qui est inclus :
— registre des types de documents et des règles d'expiration par rôle ou département
— rappels automatiques 30 et 7 jours avant l'expiration
— liste récapitulative par département avec statut pour chaque employé
— migration des données actuelles et instructions pour la gestion future
