Настрою облік термінів дії документів працівників

Я настроюю повноцінну систему обліку документів працівників, у яких є термін дії, — медичні книжки, посвідчення, ліцензії, допуски, сертифікати і будь-які інші папери, які вимагає ваша галузь. Замість того щоб раз на квартал хтось вручну переглядав папки і сподівався, що нічого не пропустив, система сама стежить за кожною датою і заздалегідь подає голос, поки ще є час спокійно продовжити документ, а не бігти в останній день.

Після того як я зберу список типів документів і поточні терміни, я будую структурований реєстр і підключаю до нього механізм нагадувань. Відповідальний за конкретний документ — кадровик, керівник відділу, спеціаліст з охорони праці — отримує сповіщення за місяць до закінчення і повторно за тиждень, так що є два чесні шанси среагувати, а не одне паніче письмо в останній момент. Усі дані стікають в єдиний зведений список за відділами: керівник відкриває один екран і одразу бачить, хто в порядку, а по кому потрібно діяти, не опитуючи п'ятьох працівників окремо.

Окремо я закриваю нудну, але важливу частину: перенесення існуючих записів, коректну роботу з документами, які продовжуються на різні терміни, і простий спосіб позначити документ продовженим, щоб відлік автоматично оновився. У результаті ви отримуєте не таблицю, яка застаріє через місяць, а робочий процес.

Що входить:
— реєстр типів документів і правил терміну за ролями або відділами;
— автоматичні нагадування за 30 і за 7 днів до закінчення;
— зведений список за відділами зі статусом по кожному працівнику;
— перенесення поточних даних і інструкція по подальшому веденню