Описание услуги
Я настраиваю полноценную систему учёта документов сотрудников, у которых есть срок действия, — медицинские книжки, удостоверения, лицензии, допуски, сертификаты и любые другие бумаги, которые требует ваша отрасль. Вместо того чтобы раз в квартал кто-то вручную пересматривал папки и надеялся, что ничего не пропустил, система сама следит за каждой датой и заранее подаёт голос, пока ещё есть время спокойно продлить документ, а не бежать в последний день.
После того как я соберу список типов документов и текущие сроки, я строю структурированный реестр и подключаю к нему движок напоминаний. Ответственный за конкретный документ — кадровик, руководитель отдела, специалист по охране труда — получает уведомление за месяц до истечения и повторно за неделю, так что есть два честных шанса среагировать, а не одно паническое письмо в последний момент. Все данные стекаются в единый сводный список по отделам: руководитель открывает один экран и сразу видит, кто в порядке, а по кому нужно действовать, не опрашивая пятерых сотрудников отдельно.
Отдельно я закрываю скучную, но важную часть: перенос существующих записей, корректную работу с документами, которые продлеваются на разные сроки, и простой способ отметить документ продлённым, чтобы отсчёт автоматически обновился. В итоге вы получаете не таблицу, которая устареет через месяц, а рабочий процесс.
Что входит:
— реестр типов документов и правил срока по ролям или отделам;
— автоматические напоминания за 30 и за 7 дней до истечения;
— сводный список по отделам со статусом по каждому сотруднику;
— перенос текущих данных и инструкция по дальнейшему ведению
После того как я соберу список типов документов и текущие сроки, я строю структурированный реестр и подключаю к нему движок напоминаний. Ответственный за конкретный документ — кадровик, руководитель отдела, специалист по охране труда — получает уведомление за месяц до истечения и повторно за неделю, так что есть два честных шанса среагировать, а не одно паническое письмо в последний момент. Все данные стекаются в единый сводный список по отделам: руководитель открывает один экран и сразу видит, кто в порядке, а по кому нужно действовать, не опрашивая пятерых сотрудников отдельно.
Отдельно я закрываю скучную, но важную часть: перенос существующих записей, корректную работу с документами, которые продлеваются на разные сроки, и простой способ отметить документ продлённым, чтобы отсчёт автоматически обновился. В итоге вы получаете не таблицу, которая устареет через месяц, а рабочий процесс.
Что входит:
— реестр типов документов и правил срока по ролям или отделам;
— автоматические напоминания за 30 и за 7 дней до истечения;
— сводный список по отделам со статусом по каждому сотруднику;
— перенос текущих данных и инструкция по дальнейшему ведению
