Bestandsführungssystem: Belege, Ausgaben, Inventur

Wir betreiben ein kleines Lager und führen es immer noch in einer Tabelle. Jeder Monat endet gleich: die Bestände stimmen nicht überein. Waren gehen raus und niemand schreibt es auf, ein Lieferschein wird doppelt erfasst, jemand bearbeitet eine Zelle von letzter Woche und der Rest ändert sich stillschweigend. Die Inventur verwandelt sich in einen Streit darüber, wer recht hat, anstatt die einzige Frage zu beantworten, die zählt – was fehlt und wie viel.

Ich möchte ein System, bei dem jede Bewegung ein Dokument mit einem Autor und einem Datum ist. Waren rein gegen einen Lieferanten-Lieferschein, Waren raus gegen eine Kundenbestellung, ein separates Transferdokument zwischen unseren beiden Lagerstandorten und eine Inventur, die mit einem ordentlichen Abweichungsblatt endet, anstatt mit einer handschriftlichen Liste. Wir arbeiten mit Chargen und Haltbarkeitsdaten, daher muss das System anzeigen, was zuerst verlässt und uns im Voraus warnen. Mindestbestände sollten eine Benachrichtigung erzeugen, nicht die Entdeckung eines leeren Regals. Darüber hinaus: Berichte über Bewegungen und Umsätze für jeden Zeitraum, druckbare Dokumente, separate Rollen für den Lagerverwalter und den Manager sowie Unterstützung für Barcodescanner am Empfangstresen und während der Nachzählung.

Drei Bedingungen sind nicht zur Diskussion offen, und ich bitte Sie, diese von Anfang an einzubauen:

— nachträgliche Bearbeitung ist verboten: Ein Fehler wird durch ein separates Korrekturdokument behoben, während der ursprüngliche Eintrag in der Historie bleibt — andernfalls kann die Buchhaltung nicht vertraut werden;
— der Zugang zu Kostenpreisen und Gewinnberichten ist vom Zugang des Lagerverwalters getrennt: Der Lagerverwalter sieht Mengen und Standorte, die finanzielle Seite gehört zu einer anderen Rolle;
— vor dem Go-Live führen wir eine Migration der Eröffnungsbestände mit einer vollständigen Nachzählung und Abstimmung durch, andernfalls erbt das System einfach unser altes Chaos;
— druckbare Formulare für Belege, Ausgaben, Transfers und das Abweichungsblatt;
— ein Operationsprotokoll, das zeigt, wer jede Bewegung durchgeführt hat und wann;
— Scanner-Eingabe beim Empfang, Kommissionieren und Inventur, mit einem manuellen Fallback für Artikel ohne Barcode.