Geração automática de um ato de entrega-aceitação ao final do projeto

Quando um pedido na minha plataforma é marcado como concluído, alguém ainda precisa sentar e digitar um ato de aceitação de entrega à mão: copiar o número do pedido, as datas, os nomes do cliente e do executor, e a lista do que foi realmente entregue. Eu gostaria que toda essa etapa fosse automatizada para que o ato seja gerado no momento em que o pedido é fechado, usando os dados já armazenados no cartão do pedido, sem risco de erros de digitação, linhas faltando ou alguém esquecendo de enviá-lo.

O documento finalizado deve parecer um ato adequado: um cabeçalho com os detalhes do pedido, uma lista clara e detalhada do trabalho concluído, um espaço para ambas as partes assinarem e uma linha curta confirmando que o cliente não tem objeções ao que foi entregue. Após a geração, o ato precisa ir diretamente para o cliente através da plataforma para uma confirmação online, e a cópia assinada deve ser armazenada e fácil de encontrar mais tarde, caso surja uma disputa. Isso não é uma fatura e não é um documento de pagamento, apenas registra que o trabalho foi entregue e aceito, nada sobre dinheiro trocando de mãos.

O que eu preciso do freelancer:
— um gerador que preencha o ato automaticamente a partir dos campos existentes do pedido
— um layout limpo e imprimível com trabalho detalhado e um bloco de assinatura
— um passo de assinatura ou confirmação online para o cliente
— uma maneira simples de armazenar e recuperar atos já assinados mais tarde