Sistema de gestão para uma escola de artes marciais: faixas, frequência e matrículas

Nós administramos uma escola de artes marciais: vários grupos de crianças e adultos, testes de faixa regulares e promoções. Atualmente, todo o registro é em papel — faixas em uma pasta, frequência em um livro, matrículas e pagamentos em um caderno, protocolos de exame como folhas separadas. Embora tenhamos poucos alunos, isso é gerenciável, mas já estamos perdendo o controle: não vemos quem está pronto para o próximo teste de faixa, cuja matrícula expirou e quem faltou aulas suficientes para não estar pronto para um exame. Precisamos de um sistema unificado em vez desses registros dispersos.

A base é um perfil de aluno: dados, faixa atual e classificação, histórico de testes de faixa com datas e examinadores, registro de frequência vinculado ao cronograma. O instrutor marca a frequência rapidamente na aula e vê quem tem aulas suficientes para ser elegível para promoção. No mesmo sistema, gerenciamos matrículas e pagamentos: tipos, termos, aulas restantes, lembretes de renovação e histórico de pagamentos claro para cada família. A maioria dos alunos são crianças, então um bloco de comunicação com os pais é essencial: notificações sobre mudanças de cronograma, testes de faixa e pagamentos sem precisar ligar para os pais.

Precisamos de uma seção administrativa conveniente para a recepção e instrutores e acesso baseado em funções: instrutores veem apenas suas aulas. Em sua resposta, descreva experiências semelhantes e prazos realistas.

Módulos principais:
— alunos, progressão de faixas e histórico de testes;
— cronograma com marcação rápida de frequência;
— matrículas, pagamentos e lembretes de renovação;
— elegibilidade para testes com base na frequência;
— notificações para os pais e funções de acesso.