System zarządzania dla szkoły sztuk walki: pasy, frekwencja i członkostwa

Prowadzimy szkołę sztuk walki: kilka grup dzieci i dorosłych, regularne testy pasów i awanse. Obecnie wszystkie zapisy są na papierze — pasy w teczce, frekwencja w dzienniku, członkostwa i płatności w notatniku, protokoły egzaminacyjne jako osobne kartki. Gdy mamy niewielu uczniów, jest to do zarządzania, ale już tracimy kontrolę: nie widzimy, kto jest gotowy na następny test pasów, czyje członkostwo wygasło i kto opuścił wystarczająco dużo zajęć, aby nie być gotowym na egzamin. Potrzebujemy zintegrowanego systemu zamiast tych rozproszonych zapisów.

Fundamentem jest profil ucznia: dane, aktualny pas i stopień, historia testów pasów z datami i egzaminatorami, dziennik frekwencji powiązany z harmonogramem. Instruktor szybko zaznacza frekwencję bezpośrednio na zajęciach i widzi, kto ma wystarczającą liczbę zajęć, aby kwalifikować się do awansu. W tym samym systemie zarządzamy członkostwami i płatnościami: typy, warunki, pozostałe zajęcia, przypomnienia o odnowieniu i jasna historia płatności dla każdej rodziny. Większość uczniów to dzieci, więc blok komunikacji z rodzicami jest niezbędny: powiadomienia o zmianach w harmonogramie, testach pasów i płatnościach bez dzwonienia do rodziców.

Potrzebujemy wygodnej sekcji administracyjnej dla recepcji i instruktorów oraz dostępu opartego na rolach: instruktorzy widzą tylko swoje zajęcia. W swojej odpowiedzi opisz podobne doświadczenie i realistyczne terminy.

Główne moduły:
— uczniowie, postęp w pasach i historia testów;
— harmonogram z szybkim zaznaczaniem frekwencji;
— członkostwa, płatności i przypomnienia o odnowieniu;
— kwalifikowalność do testów na podstawie frekwencji;
— powiadomienia dla rodziców i role dostępu.