App web per la programmazione dei turni e il foglio presenze per un impianto

Il nostro piano turni è un foglio laminato sulla parete del corridoio. Un supervisore disegna il mese con un pennarello, e ogni cambiamento successivo è una cancellazione su una cancellazione. Entro il ventesimo giorno nessuno può dire con certezza chi è stato spostato dove, l'ufficio contabilità raccoglie i numeri per telefono, e il foglio presenze mensile è assemblato a mano da due quaderni e dalla memoria di qualcuno. Quando una persona è malata, il turno è coperto da chi risponde per primo alla chiamata, e quell'accordo non esiste da nessuna parte tranne che in una chat.

Voglio che tutto venga spostato in un'applicazione web. Un pianificatore costruisce la griglia del mese prossimo per un dipartimento, vede subito chi ha poche ore e chi è ben oltre la norma, e la pubblica. Un dipendente apre la stessa griglia su un telefono, chiede a un collega di prendere un turno, e lo scambio diventa reale solo dopo che il capo del dipartimento lo conferma — la richiesta, la risposta e l'orario di entrambi vengono registrati. Le vacanze, i permessi per malattia e altre assenze vivono nello stesso calendario, quindi un pianificatore non mette mai una persona in un giorno in cui non può lavorare. Alla fine del mese l'applicazione assembla automaticamente il foglio presenze, mostra il riepilogo delle ore straordinarie e prepara un file di esportazione che i nostri contabili possono caricare senza dover riscrivere un singolo numero.

Tre punti sono condizioni piuttosto che desideri. Il sistema conta secondo le regole approvate dal nostro servizio HR, e i casi contestati di ore straordinarie e notturne sono decisi dall'HR e non dal programma: dove una regola è ambigua, l'applicazione deve mostrare il caso e attendere una decisione umana invece di arrotondarlo silenziosamente. Le registrazioni dei permessi per malattia sono visibili solo all'HR e al capo del dipartimento, e le diagnosi non vengono memorizzate affatto — solo il fatto di assenza e le sue date. Il check-in del turno segna un arrivo per il piano e non deve trasformarsi in un monitoraggio costante di un dipendente: nessuna cronologia della posizione, nessun cronometro sulle pause, nessun monitoraggio in background di alcun tipo.

Cosa abbiamo bisogno di costruire:
— pianificazione mensile dei turni per un dipartimento, con modelli e norme orarie;
— richieste di scambio di turno con conferma da parte del capo del dipartimento;
— registrazioni di vacanze, permessi per malattia e assenze in un unico calendario;
— foglio presenze mensile automatico con un riepilogo delle ore straordinarie;
— un file di esportazione per l'ufficio contabilità;
— promemoria prima dell'inizio di un turno;
— un calendario del dipartimento visibile a tutto il team;
— una vista mobile per i dipendenti: piano, richieste, check-in.