Aplikacja internetowa do planowania zmian i ewidencji czasu pracy dla zakładu

Nasz grafik dyżurów to laminowany arkusz na ścianie korytarza. Przełożony rysuje miesiąc markerem, a każda zmiana po tym to skreślenie na skreśleniu. Do dwudziestego dnia nikt nie może z całą pewnością powiedzieć, kto został przeniesiony gdzie, biuro rachunkowe zbiera liczby przez telefon, a miesięczna ewidencja czasu pracy jest składana ręcznie z dwóch zeszytów i czyjejś pamięci. Gdy ktoś jest chory, zmianę pokrywa ten, kto pierwszy odbierze telefon, a ta umowa istnieje tylko w czacie.

Chcę, aby to wszystko zostało przeniesione do aplikacji internetowej. Planista buduje siatkę na następny miesiąc dla działu, widzi od razu, kto ma za mało godzin, a kto znacznie przekracza normę, i publikuje ją. Pracownik otwiera tę samą siatkę na telefonie, prosi kolegę o wzięcie zmiany, a zamiana staje się rzeczywista dopiero po potwierdzeniu przez kierownika działu — prośba, odpowiedź i czas obu są zapisywane. Urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności żyją w tym samym kalendarzu, więc planista nigdy nie wpisuje osoby na dzień, w którym nie może pracować. Na koniec miesiąca aplikacja sama składa ewidencję czasu pracy, pokazuje podsumowanie nadgodzin i przygotowuje plik eksportowy, który nasi księgowi mogą załadować bez przepisania ani jednej liczby.

Trzy punkty to warunki, a nie życzenia. System liczy według zasad, które zatwierdza nasza obsługa HR, a sporne przypadki nadgodzin i godzin nocnych są rozstrzygane przez HR, a nie przez program: tam, gdzie zasada jest niejednoznaczna, aplikacja musi pokazać sprawę i czekać na decyzję człowieka zamiast cicho ją zaokrąglać. Ewidencja zwolnień lekarskich jest widoczna tylko dla HR i kierownika działu, a diagnozy w ogóle nie są przechowywane — tylko fakt nieobecności i jej daty. Sprawdzenie zmiany oznacza przybycie do grafiku i nie może przerodzić się w stałe śledzenie pracownika: brak historii lokalizacji, brak stoperów na przerwach, brak monitorowania w tle jakiegokolwiek rodzaju.

Co musimy zbudować:
— miesięczne planowanie zmian dla działu, z szablonami i normami godzinowymi;
— prośby o zamianę zmian z potwierdzeniem przez kierownika działu;
— ewidencja urlopów, zwolnień lekarskich i nieobecności w jednym kalendarzu;
— automatyczna miesięczna ewidencja czasu pracy z podsumowaniem nadgodzin;
— plik eksportowy dla biura rachunkowego;
— przypomnienia przed rozpoczęciem zmiany;
— kalendarz działu widoczny dla całego zespołu;
— widok mobilny dla pracowników: grafik, prośby, rejestracja przybycia.