Piattaforma di gestione dei volontari per ONG

Siamo un'organizzazione non profit e coordiniamo i volontari per eventi cittadini. Attualmente tutto è gestito tramite fogli di calcolo, chat e email, e man mano che il numero di persone cresce, questo ha smesso di funzionare. Abbiamo bisogno di una piattaforma web che trasformi il lavoro manuale in un sistema self-service. Al suo interno abbiamo bisogno di profili dei volontari: contatti, competenze, certificazioni, finestre di disponibilità e storia di partecipazione. Abbiamo anche bisogno della possibilità di pubblicare opportunità e turni in modo che le persone possano vedere cosa c'è in programma e iscriversi per una data e un ruolo senza il nostro assegnamento manuale.

Il cuore del progetto è la programmazione dei turni e il tracciamento delle ore. Il coordinatore costruisce un calendario dei turni con limiti di posti, vede chi è confermato, chi è in lista d'attesa e dove rimangono delle lacune, e invia promemoria automatici. Un volontario ha bisogno di una funzione di check-in e check-out in modo che le ore siano registrate accuratamente, e possiamo confermarle o modificarle prima che diventino ufficiali. Abbiamo anche bisogno di messaggi mirati per coloro che si sono iscritti a un evento singolo e notifiche quando ci si iscrive o si cambia un turno.

Infine, la reportistica è obbligatoria perché i nostri finanziamenti dipendono da essa. Abbiamo bisogno di report esportabili per ore totali, per programma, per singolo volontario e per periodo, così come metriche di retention e partecipazione per i fornitori di finanziamenti. Si prega di rendere chiari i ruoli, un'interfaccia mobile conveniente e notifiche affidabili. Blocchi chiave: profili e competenze, registrazione dei turni, calendario del programma, tracciamento delle ore tramite check-in, messaggistica e report sui finanziamenti.